Mitä puoli tuntia hukkatyötä päivässä maksaa – ja mitä sen vähentäminen mahdollistaa?
Puoli tuntia ylimääräistä työtä päivässä tuntuu pieneltä. Kymmenen henkilön tiimissä se tarkoittaa kuitenkin 1 150 tuntia vuodessa. Jos henkilön kokonaiskulut ovat 4 500 euroa kuukaudessa, tähän työaikaan sitoutuu laskennallisesti 36 000 euroa vuodessa.
Entä jos tunnistetusta hukasta saataisiin poistettua 80 prosenttia? Silloin aikaa vapautuisi 920 tuntia eli noin 123 henkilötyöpäivää. Sen voisi suunnitelmallisesti kohdentaa asiakastyöhön, ydintehtäviin, laadun parantamiseen ja ennakointiin.
Tämä on laskentaskenaario: 30 minuuttia on esimerkin päivittäinen kokonaisarvio ja 80 prosenttia kehittämistavoite. Ne eivät ole suomalaisen työelämän vahvistettuja keskiarvoja tai Päätösvaltti-valmennuksen tuloslupaus. Oman organisaation lähtötaso ja saavutettava muutos pitää arvioida erikseen.
Kokeile Päätösvaltti™-kustannuslaskuria ja tunnista, mistä kehittäminen kannattaa aloittaa.
Kiireen taakse voi piiloutua toistuvaa ylimääräistä työtä
Työpäivään mahtuu tilanteita, joissa tekeminen ei etene tarkoituksenmukaisesti. Päätöstä odotetaan, puuttuvia tietoja selvitetään ja epäselvän tavoitteen vuoksi tehtyä työtä korjataan. Sovittujen tehtävien perään kysellään, koska vastuut ja seuranta jäivät avoimiksi.
Johtaja yrittää paikata ongelmaa uusilla kokouksilla ja tiiviimmällä seurannalla. Tiimi yrittää selvitä tekemällä enemmän. Samalla perimmäinen kysymys saattaa jäädä esittämättä: mikä toimintatavassamme synnyttää tämän ylimääräisen työn?
Kaikki hukka ei johdu johtajasta. Myös prosessit, tietojärjestelmät, resurssit ja organisaation rakenteet voivat vaikeuttaa onnistumista. Tässä tarkastelun kohteena on erityisesti ylimääräinen työ, jonka syntyyn voidaan vaikuttaa johtamisen ja yhteisten toimintatapojen kehittämisellä. Tarpeelliset tauot, palautuminen ja hyödyllinen keskustelu eivät sellaisinaan ole poistettavaa hukkaa.
Pieni päivittäinen kitka kertautuu vuoden aikana
Esimerkin laskentaperusteet ovat seuraavat:
| Laskentaperuste | Oletus |
|---|---|
| Tiimin koko | 10 henkilöä |
| Ylimääräinen työ yhteensä | 30 min / henkilö / työpäivä |
| Työviikkoja vuodessa | 46 |
| Työpäiviä viikossa | 5 |
| Työpäivän pituus | 7,5 h |
| Henkilön kokonaiskulut | 4 500 €/kk |
Yhdelle henkilölle kertyy näin 230 työpäivää ja 1 725 työtuntia vuodessa. Vuosikulut ovat 54 000 euroa, joten laskennallinen tuntikustannus on noin 31,30 euroa.
Kymmenen henkilön puoli tuntia päivässä merkitsee 1 150 tuntia ylimääräistä työtä. Se vastaa noin 6,7 prosenttia tiimin 17 250 tunnin vuosityöajasta. Tämän ajan kustannusarvo on 36 000 euroa.
4 500 euroa tarkoittaa tässä henkilön kokonaiskulua työnantajalle: palkkaa, työnantajakuluja ja muita mukaan laskettuja kuluja yhteensä. Jos summa on organisaatiossasi pelkkä bruttopalkka, lisää muut kulut laskurin lähtöarvoon. Sama sivukulu ei saa tulla mukaan kahteen kertaan.
Päätösvaltti auttaa jäsentämään, mistä kehittäminen aloitetaan
Päätösvaltti-kustannus- ja hyötylaskuri yhdistää tehtäväjohtamisen, OODA-syklin ja yhdeksän käytännön työkalua. Arvioitavia osa-alueita on kymmenen: tehtäväjohtaminen sekä kriittiset tietotarpeet, tilanteen jäsentäminen, tiimin osaamisen hyödyntäminen, skenaariot, johtajan intentio, pelkistetty strategia, rytmi ja liike, häiriö- ja poikkeustilanteet sekä jälkiarviointi.
Tehtäväjohtaminen selkeyttää tarkoitusta, vastuita ja päätösvaltaa. OODA jäsentää havaitsemista, tulkintaa, päätöksentekoa ja toimintaa. Työkalut auttavat valitsemaan käytännön muutoksen ja arvioimaan sen vaikutusta. OODA ei ole erillinen kustannusrivi.
Voit aloittaa päivittäisestä kokonaisarviosta tai eritellä ylimääräisen työn osa-alueittain. Erittely korvaa kokonaisarvion: niitä ei lasketa yhteen. Sama odottelu tai korjaustyö kirjataan vain kerran. Esimerkin 30 minuuttia ei tarkoita 30 minuuttia jokaisessa kymmenessä kohdassa.
Mitä 80 prosentin vähennystavoite tarkoittaisi?
Jos esimerkin 1 150 tunnin hukasta poistuisi 80 prosenttia, työaikaa vapautuisi 920 tuntia vuodessa. Kustannusarvona se olisi 28 800 euroa, (jäljelle jäisi vielä hukkaa 230 tuntia poistettavaksi).
Tämä vastaa koko tiimissä neljää tuntia jokaisena työpäivänä tai keskimäärin 24 minuuttia henkilöä kohti päivässä. Vapautuva aika olisi noin 5,3 prosenttia tiimin koko vuosityöajasta. Se ei tarkoita 80 prosentin parannusta kokonaistuottavuuteen.
Vähennystavoite asetetaan tunnistetun ja rajatun hukan perusteella. Sen saavuttaminen edellyttää valmennuksen lisäksi toimintatapojen muuttamista, tarvittavia organisatorisia päätöksiä ja seurantaa. Vaikutusta ei voi päätellä pelkästään työkalujen määrästä.
Hyöty syntyy siitä, mihin aika käytetään
Jos kaikki 920 tuntia voidaan käytännössä kohdentaa uudelleen, esimerkkijako voisi olla:
| Käyttökohde | Osuus | Tuntia vuodessa |
|---|---|---|
| Asiakastyö ja ydintehtävät | 50 % | 460 h |
| Laatu ja kehittäminen | 30 % | 276 h |
| Ennakointi ja osaaminen | 20 % | 184 h |
| Yhteensä | 100 % | 920 h |
Tunnit ovat eri henkilöille ja eri ajankohtiin jakautuvaa kapasiteettia. Ne eivät välttämättä muodosta yhtä siirrettävää resurssia. Siksi laskurissa arvioidaan erikseen, kuinka suuri osuus vapautuvasta ajasta voidaan hyödyntää. Jos kohdennettava osuus on esimerkiksi 80 prosenttia, käyttöön saadaan 736 tuntia.
Vapautuva aika voi auttaa edistämään tärkeää työtä, parantamaan palvelua tai vähentämään kuormitusta. Se ei automaattisesti vähennä palkkakuluja eikä muutu lisämyynniksi. Työajan kustannusarvoa ja samalla ajalla tuotettua lisäkatetta ei myöskään lasketa automaattisesti yhteen.
Tunnista, muuta ja seuraa
Päätösvaltissa alkuun pääsee itsearvioinnilla, Johtajan oppaalla ja 10 päivän harjoittelulla. Pelikortit tukevat keskustelua, teemaesitykset yhteistä ymmärrystä ja harjoitukset toimintatapojen kokeilua. Henkilökohtainen, tiimi- tai organisaatiovalmennus kohdistetaan todelliseen johtamishaasteeseen.
Valitse ensin yksi toistuva ongelma. Selvitä sen lähtötaso, sovi muutos ja seuraa sekä käytettyä aikaa että työn laatua. Kehittämisen kokonaispanostukseen kuuluvat palvelun hinnan lisäksi osallistuminen ja muutosten toteuttaminen.
Kokeile laskuria omilla tiedoillasi
Mitä puoli tuntia päivässä tarkoittaa teidän tiimissänne? Entä mihin vapautuva aika voitaisiin käyttää?
Kokeile Päätösvaltti-kustannus- ja hyötylaskuria. Muuta oletukset vastaamaan omaa tilannettasi ja tunnista ensimmäinen kehittämiskohde.tse kehittää kerralla. Ensimmäiseksi kannattaa tunnistaa yksi toistuva ongelma, sopia muutos ja seurata sen vaikutusta.
Kokeile Päätösvaltti™-kustannuslaskuria ja tunnista, mistä kehittäminen kannattaa aloittaa.
Mikä johtamisen haaste maksaa teillä eniten?
Tunnistitko laskurilla merkittävän kehittämiskohteen? Tarkastellaan yhdessä, mistä ongelma syntyy ja millä käytännön muutoksella sen ratkaiseminen kannattaa aloittaa.
Ota yhteyttä ja kerro lyhyesti tilanteestasi.
Hannu Hyppönen – johtamisvalmentaja ja yleisesikuntaupseeri. Päätösvaltti™ soveltaa sotilasjohtamisen periaatteita johtajien, tiimien ja organisaatioiden käytännön johtamishaasteisiin.