Monissa organisaatioissa käytetään paljon aikaa kokouksiin, raportointiin, koordinointiin ja tiedon jakamiseen. Silti ihmiset poistuvat samasta palaverista erilaisilla käsityksillä siitä, mitä tapahtui, mitä päätettiin ja mitä pitäisi tehdä seuraavaksi.
- Ongelma ei yleensä ole osaamisen puute.
- Ongelma ei yleensä ole tiedon puute.
- Ongelma on yhteisen ymmärryksen puute.
Juuri tähän tehtäväjohtaminen tarjoaa ratkaisun.
Tehtäväjohtaminen (Mission Command) on toimintamalli, jonka tavoitteena on luoda yhteinen tilannekuva, yhteinen ymmärrys ja kyky toimia myös epävarmuuden, kiireen ja paineen alla.
Mikä ryhmistä on tehokkain?
Kuvitellaan tilanne.
Laitetaan samaan tilaan joukko osaavia aikuisia ihmisiä ja annetaan heille tehtävä.
Mikä seuraavista ryhmistä on tehokkain?
- A. Ryhmä ihmisiä samassa tilassa.
- B. Ryhmä, jolla on yhteinen tehtävä ja roolit.
- C. Ryhmä, jolla on yhteinen tehtävä, roolit ja toimintatavat.
- D. Ryhmä, jolla on kaikki edelliset – ja lisäksi yhteinen ymmärrys siitä:
- mitä tapahtuu
- miksi tehtävä on tärkeä
- mikä on haluttu lopputulos
- mitkä ovat tärkeimmät prioriteetit
- mitkä ovat merkittävimmät riskit
Useimmat valitsevat vaihtoehdon D.
Eikä syyttä.
Tutkimukset, käytännön kokemus ja operatiivinen johtaminen osoittavat, että tehokas toiminta ei synny pelkästään osaamisesta, rakenteista tai prosesseista. Se syntyy yhteisestä ymmärryksestä.
Siksi johtamista toivotaan, odotetaan ja usein myös syntyy luonnollisesti. Mitä enemmän tilanteessa on epävarmuutta tai painetta, sitä enemmän ihmiset etsivät yhteistä suuntaa.
Tehtäväjohtamisen tarkoituksena on rakentaa ryhmästä D-tason toimintakykyinen ryhmä ja tiimi.
Miksi osaavat ihmiset eivät aina muodosta tehokasta tiimiä?
Useimmissa organisaatioissa ihmiset ovat koulutettuja, kokeneita ja motivoituneita.
Tietoa on saatavilla enemmän kuin koskaan.
Silti samat kysymykset toistuvat:
- Mitä oikeastaan tapahtuu?
- Mikä on tärkeintä juuri nyt?
- Kuka tekee mitä?
- Mitä päätimme?
- Mitä seuraavaksi?
Nämä kysymykset eivät kerro osaamisen puutteesta. Ne kertovat siitä, että ihmisillä on erilainen käsitys tilanteesta.
Yhdellä henkilöllä voi olla erinomainen tilannekuva omasta vastuualueestaan. Toisella voi olla syvällinen asiantuntemus omasta tehtävästään. Kolmannella voi olla kokonaiskuva asiakkaista tai toimintaympäristöstä.
Mutta jos nämä näkemykset eivät yhdisty yhteiseksi ymmärrykseksi, toiminta hidastuu.
- Syntyy lisää kokouksia.
- Syntyy lisää raportointia.
- Syntyy lisää koordinointia.
Mutta ei välttämättä parempia päätöksiä.
Tehtäväjohtamisen lähtökohta on yksinkertainen: Tieto ei ratkaise. Yhteinen ymmärrys ratkaisee.
Miten yhteinen ymmärrys rakennetaan?
Yhteinen ymmärrys ei synny sattumalta. Se rakennetaan järjestelmällisesti.
Tehtäväjohtamisen käytännön toimintamalli voidaan tiivistää viiteen vaiheeseen:
1. Havaitse
Mitä tapahtuu? Kerää ja jaa olennainen tieto.
2. Tulkitse
Mitä tämä tarkoittaa? Mitä vaikutuksia tilanteella on tavoitteisiin, asiakkaisiin, henkilöstöön tai toimintaan?
3. Päätä
Mitä päätämme? Valitse toimintasuunta ja priorisoi.
4. Toimi
Mitä teemme ja kuka tekee? Vie päätökset käytäntöön.
5. Arvioi
Miten meni? Opi, korjaa ja kehitä toimintaa.
Yksittäiset vaiheet eivät ole uusia. Merkittävää on, että koko ryhmä käyttää samaa ajattelumallia.
Kun ihmiset tarkastelevat tilannetta samalla tavalla, heidän on helpompi muodostaa yhteinen käsitys tilanteesta ja toimia yhdenmukaisesti.
Mitä tapahtuu, kun tehtäväjohtaminen onnistuu?
Kun yhteinen ymmärrys syntyy, ryhmä ja tiimi saavuttaa D-tason toimintakyvyn.
Tiimi tietää:
- mitä tapahtuu
- miksi sillä on merkitystä
- mitä tehdään seuraavaksi
- mikä on tärkeintä juuri nyt
- mitkä ovat suurimmat riskit
- kuka tekee mitä
Tällöin päätöksenteko nopeutuu. Toiminta yhtenäistyy. Epävarmuus vähenee. Luottamus kasvaa.
Ja ehkä tärkeimpänä: ihmiset kykenevät toimimaan myös silloin, kun johtaja ei ole vieressä kertomassa seuraavaa askelta.
Tässä kohtaa kuulee joskus väitteen: ”Parhaissa tiimeissä ei ole johtajaa.”
Todellisuudessa hyvässä tiimissä johtaminen ei katoa. Se on onnistunut niin hyvin, että yhteinen ymmärrys ohjaa toimintaa myös ilman jatkuvaa ohjausta.
Siksi voisi sanoa:
Huipputiimissä johtaja näkyy vähemmän, mutta johtaminen näkyy enemmän.
Mitä kannattaa ottaa mukaan
1. Kaikki ryhmät eivät ole tiimejä
Tehokkain ryhmä ei ole se, jolla on eniten tietoa, vaan se, jolla on vahvin yhteinen ymmärrys.
2. Tiedon määrä ei ratkaise
Useimmissa organisaatioissa ongelmana ei ole tiedon puute vaan erilaiset käsitykset tilanteesta, tavoitteista ja prioriteeteista.
3. Yhteinen toimintamalli luo yhteisen ymmärryksen
Havaitse – Tulkitse – Päätä – Toimi – Arvioi auttaa ryhmää rakentamaan yhteisen tilannekuvan ja toimintasuunnan.
4. Hyvä johtaminen vähentää jatkuvan ohjauksen tarvetta
Tavoitteena ei ole tehdä ihmisistä riippuvaisia johtajasta, vaan kykeneviä toimimaan itsenäisesti yhteisen tarkoituksen mukaisesti.
5. Tehtäväjohtamisen lopputulos on ryhmä D
Tiimi, joka ymmärtää tilanteen, tavoitteen, prioriteetit, riskit ja seuraavat toimenpiteet – myös paineen alla.
Missä vaiheessa oma tiimisi on?
- A – joukko ihmisiä samassa tilassa
- B – yhteinen tehtävä ja roolit
- C – yhteinen tehtävä, roolit ja toimintatavat
vai
- D – yhteinen ymmärrys, selkeä suunta ja tehokas toiminta?
Tämä kysymys on hyvä lähtökohta jokaiselle johtoryhmälle, projektitiimille ja organisaatiolle, joka haluaa parantaa päätöksentekoaan, yhteistyötään ja toimintakykyään epävarmuuden keskellä.
Kuinka voin auttaa luomaan tehokkaita tiimejä
Kirjoittaja: Hannu Hyppönen on eversti evp., yleisesikuntaupseeri ja johtamisvalmentaja. Hänellä on yli 30 vuoden kokemus strategisesta, operatiivisesta ja taktisesta johtamisesta sekä kansainvälisistä organisaatioiden muutoshankkeista.