Teetkö päätöksiä analyysin vai oivalluksen perusteella?
Kriittisessä tilanteessa johtajalla ei aina ole aikaa kerätä kaikkea mahdollista tietoa, vertailla vaihtoehtoja ja perustella ratkaisuaan perusteellisesti.
Sotilasjohtaja voi joutua muuttamaan toimintaa sekunneissa. Yritysjohtaja voi soittaa tärkeälle asiakkaalle, vaikka viestissä ei näennäisesti ole mitään hälyttävää. Esihenkilö voi keskeyttää tilanteen, koska tunnistaa siinä jotakin poikkeavaa.
Tällöin puhutaan usein intuitiosta.
Parhaimmillaan intuitio auttaa tunnistamaan olennaisen ennen kuin sitä osaa täysin selittää. Pahimmillaan se on ennakkoluulo, tunnekuohu tai perusteeton varmuus, joka näyttää kokemukselta.
Johtajan tärkein kysymys ei siksi ole:
Voinko luottaa intuitiooni?
Parempi kysymys on:
Milloin intuitioon kannattaa luottaa – ja milloin tarvitaan lisää tietoa?
Mitä intuitiivinen päätöksenteko tarkoittaa?
Intuitiivinen päätös syntyy nopeasti ja osittain tietoisen päättelyn ulkopuolella.
Daniel Kahneman kuvasi nopeaa ja automaattista ajattelua käsitteellä System 1. Se tunnistaa tuttuja piirteitä ja ehdottaa nopeasti toimintatapaa. Hitaampi System 2 puolestaan vertailee vaihtoehtoja, arvioi perusteluja ja tarkistaa oletuksia.
Intuitio ei siis ole kyky nähdä tulevaisuuteen. Usein se on kokemukseen perustuvaa tilanteen tunnistamista.
Johtaja ei välttämättä käy mielessään pitkää päättelyketjua. Hän vain huomaa:
Tässä tilanteessa on jotakin tuttua.
Kokemus on muuttunut nopeasti aktivoituvaksi toimintamalliksi.
Intuitio ei ole sama asia kuin impulssi
Intuitiivinen ja impulsiivinen päätös voivat näyttää samanlaisilta. Molemmat syntyvät nopeasti.
Niiden perusta on kuitenkin erilainen.
Intuitiivinen päätös perustuu tilanteen tunnistamiseen, kokemukseen ja opittuihin toimintamalleihin.
Impulsiivinen päätös perustuu helposti kiireeseen, pelkoon, ärsyyntymiseen tai tarpeeseen päästä epämukavasta tilanteesta nopeasti eroon.
Kokemukseen perustuva intuitio voi sanoa:
Tilanteessa näkyvät samat varoitusmerkit kuin aikaisemmin. Asia on tarkistettava heti.
Impulssi voi sanoa:
Tämä tuntuu epämukavalta. Tehdään nopeasti jotakin.
Nopeus ei tee päätöksestä hyvää tai huonoa. Ratkaisevaa on, mihin päätös perustuu.
Miten kokenut johtaja tekee nopean päätöksen?
Gary Kleinin kehittämä Recognition-Primed Decision Making -malli kuvaa sitä, miten kokeneet ammattilaiset toimivat paineisissa tilanteissa.
He eivät aina vertaile pitkää vaihtoehtolistaa. Sen sijaan he:
- tunnistavat tilanteen tyypin
- muodostavat kokemuksensa perusteella ensimmäisen toimintatavan
- arvioivat nopeasti, mitä siitä seuraa
- toteuttavat ratkaisun, jos se vaikuttaa toimivalta
- muuttavat sitä, jos tilanne kehittyy toiseen suuntaan.
Kyse ei siis ole analyysin täydellisestä puuttumisesta. Intuitio tuottaa ensimmäisen ratkaisun, jota johtaja testaa nopeasti mielessään.
Kokenut johtaja ei aina kysy:
Mikä vaihtoehdoista on paras?
Hän kysyy:
Toimiiko tämä ratkaisu riittävän hyvin tässä tilanteessa?
Milloin intuitioon voidaan luottaa?
Intuitio toimii luotettavimmin, kun kolme ehtoa täyttyy.
1. Tilanteessa on tunnistettavaa säännönmukaisuutta
Samanlaiset merkit johtavat ainakin jossain määrin samanlaisiin seurauksiin.
Palomies, sairaanhoitaja, sotilasjohtaja tai tuotantopäällikkö voi oppia tunnistamaan tilanteita, koska tietyt ilmiöt toistuvat.
Jos toimintaympäristö on täysin uusi tai voimakkaasti muuttunut, aikaisempi kokemus voi johtaa harhaan.
2. Päätöksentekijällä on oikeanlaista kokemusta
Pitkä työura ei automaattisesti tarkoita hyvää intuitiota.
Kokemuksen pitää liittyä juuri siihen tehtävään, jossa päätös tehdään. Kokenut henkilöstöjohtaja voi olla kokematon kyberturvallisuuskriisin johtaja.
3. Päätöksistä on saatu palautetta
Johtajan pitää saada tietää, toimiko hänen ratkaisunsa.
Ilman palautetta samaa toimintatapaa voidaan toistaa vuosia ja kutsua sitä kokemukseksi, vaikka tulokset olisivat heikkoja.
Intuitio kehittyy, kun päätös tehdään, seuraukset nähdään ja omaa toimintamallia korjataan.
Sotilasjohtaminen: intuitiota rakennetaan ennen kriisiä
Sotilastoiminnassa päätöksiä tehdään usein kiireessä, epävarmuudessa ja puutteellisen tiedon varassa.
Siksi nopeaa päätöksentekoa ei jätetä sattuman varaan. Intuitiota rakennetaan etukäteen:
- toistoharjoittelulla
- vaihtelevilla tilanteilla
- stressissä toimimisella
- tehtäväjohtamisella
- jälkiarvioinnilla.
Toistoharjoittelu luo valmiita toimintamalleja. Harjoitusten vaihtelu puolestaan estää kaavamaisuuden ja pakottaa johtajan tunnistamaan tilanteen olennaiset periaatteet.
Tehtäväjohtaminen antaa alaisille tarkoituksen, tavoitteen ja toimintavapauden. Näin päätöksiä voidaan tehdä nopeasti siellä, missä tilanne tunnetaan parhaiten.
OODA-ajattelu tukee samaa toimintaa:
- Havaitse
- Tulkitse
- Päätä
- Toimi
Intuitio vaikuttaa erityisesti tulkintavaiheessa. Johtaja yhdistää havainnot kokemukseen, koulutukseen ja tehtävän tarkoitukseen.
Sotilaallinen esimerkki
Komppanianpäällikkö havaitsee vastustajan liikkeen sivustassa.
Hän ei vielä tiedä varmasti, onko kyse päähyökkäyksestä, harhautuksesta vai tiedustelusta. Liikkeen suunta, maaston käyttö ja vastustajan aikaisempi toiminta muodostavat kuitenkin tutun kokonaisuuden.
Päällikkö arvioi nopeasti:
- uhka voi kasvaa
- nykyistä tehtävää ei saa keskeyttää
- tilanteeseen on varauduttava heti
- osa joukosta voi jatkaa alkuperäistä tehtävää
- yksi osa voidaan suunnata uhkaan.
Hän antaa lyhyen käskyn ja tarkentaa sitä uuden tiedon perusteella.
Kyse ei ole arvauksesta. Päätös perustuu harjoitteluun, kokemukseen ja tilanteen tunnistamiseen.
Siviilijohtaminen: intuitio tunnistaa heikot signaalit
Siviiliorganisaatioissa intuitiota kutsutaan usein vatsan tunteeksi, hiljaiseksi tiedoksi tai tilannetajuksi.
Kokenut johtaja voi havaita, että:
- asiakkaan suhtautuminen on muuttunut
- tiimin ilmapiirissä on jotakin poikkeavaa
- hanke näyttää etenevän, mutta kokonaisuus ei ole hallinnassa
- luvut eivät vastaa arjesta syntyvää kuvaa.
Tällainen havainto voi olla arvokas varoitus.
Intuitio ei kuitenkaan vielä todista, että jotakin on pielessä. Se kertoo, että asia kannattaa tarkistaa.
Hyvä periaate on:
Käytä intuitiota hälytyksenä, älä automaattisesti todisteena.
Siviiliesimerkki
Markkinointijohtaja saa tärkeältä asiakkaalta tavallisen oloisen sähköpostin.
Viestin sävy ja muutama poikkeava sanavalinta herättävät epäilyksen. Aikaisemmissa asiakassuhteissa vastaava muutos on ennakoinut tyytymättömyyttä tai kilpailijan lähestymistä.
Johtaja ei päätä sähköpostin perusteella, että asiakkuus on menetetty.
Hän käyttää havaintoa toimintakynnyksenä:
- soittaa asiakkaalle
- kysyy avoimia kysymyksiä
- tarkistaa asiakkaan tilanteen
- sopii tarvittavista jatkotoimista.
Intuitio käynnistää tiedonhankinnan. Se ei korvaa sitä.
Milloin intuitio todennäköisesti pettää?
Intuitioon kannattaa suhtautua varauksella erityisesti silloin, kun:
- tilanne on aidosti uusi
- toimintaympäristö on vaikeasti ennustettava
- päätöksistä ei saada palautetta
- johtaja on väsynyt tai tunnekuohussa
- päätös koskee ihmisen arviointia
- ratkaisua on vaikea perua
- seuraukset ovat suuria tai pitkäaikaisia.
Erityisesti rekrytoinnissa, ylennyksissä, palkitsemisessa ja suoriutumisen arvioinnissa tarvitaan intuition rinnalle yhteisiä kriteerejä ja useampia näkökulmia.
Taskulamppu näyttää vain osan tilanteesta
Intuitiota voidaan verrata taskulamppuun pimeässä.
Se näyttää nopeasti:
- poikkeaman
- vaaran
- mahdollisuuden
- mahdollisen etenemissuunnan.
Valokeila on kuitenkin rajallinen.
Se ei välttämättä näytä:
- mitä sivuilla tapahtuu
- mitä selän taakse jää
- mikä toinen selitys olisi mahdollinen
- onko ensimmäinen havainto koko ongelma.
Hyvä johtaja käyttää taskulamppua etenemiseen, mutta liikuttaa valokeilaa tarkoituksellisesti.
Hän kysyy:
- Mitä havaitsin?
- Miksi juuri tämä kiinnitti huomioni?
- Mitä en ehkä näe?
- Mikä muu selitys on mahdollinen?
- Kuinka nopeasti päätös on todella tehtävä?
Intuitio vai analyysi?
Johtajan ei tarvitse valita intuition ja analyysin välillä.
Usein paras päätös syntyy niiden yhdistelmästä.
Luota intuitioon vahvemmin, kun:
- tilanne vaatii välitöntä toimintaa
- olet kohdannut vastaavia tilanteita usein
- ympäristössä on tunnistettavaa säännönmukaisuutta
- olet saanut aikaisemmista ratkaisuista palautetta
- päätös voidaan korjata nopeasti
- toimimatta jättäminen aiheuttaa suuremman riskin.
Käytä analyysiä vahvemmin, kun:
- tilanne on uusi
- seuraukset ovat pitkäaikaisia
- päätös koskee merkittäviä resursseja tai ihmisiä
- ratkaisua ei voida helposti perua
- oma tunne on poikkeuksellisen voimakas.
Kun aikaa on vähän mutta ei olemattomasti, intuitio voi muodostaa hypoteesin ja analyysi testata sen.
Kolmen kysymyksen intuitiotarkistus
Kiireessä johtaja voi kysyä:
- Mitä tunnistin?
- Mihin havaintoon tulkintani perustuu?
- Mitä tapahtuu, jos olen väärässä?
Jo nämä kolme kysymystä auttavat erottamaan kokemukseen perustuvan intuition tunneperäisestä impulssista.
Viisi tapaa kehittää intuitiota
1. Harjoittele päätöksentekoa
Käytä simulaatioita, pöytäharjoituksia, roolipelejä ja todellisiin tilanteisiin perustuvia tapauksia.
Harjoitukseen pitää sisältyä päätös, ei vain keskustelua.
2. Vaihtele tilanteita
Muuta aikaa, tietoa, resursseja, henkilöstöä ja tapahtumien kulkua.
Näin osallistujat oppivat tunnistamaan periaatteita eivätkä muistamaan valmiita vastauksia.
3. Tee oletukset näkyviksi
Kirjaa ennen päätöstä:
- mitä uskomme tapahtuvan
- mihin oletus perustuu
- mitä merkkejä seuraamme
- mikä osoittaisi oletuksen vääräksi.
4. Hanki palautetta
Ilman palautetta kokemus voi vahvistaa myös vääriä toimintamalleja.
Johtajan on nähtävä, miten päätös vaikutti ja mitä siitä seurasi.
5. Käytä jälkiarviointia
Arvioi päätöksen lisäksi päätöksentekoa:
- Mitä havaitsimme?
- Mitä sivuutimme?
- Mihin päätös perustui?
- Missä intuitio auttoi?
- Missä se johti harhaan?
- Mitä teemme seuraavalla kerralla toisin?
Mitä sotilas- ja siviilijohtaminen voivat oppia toisiltaan?
Sotilasjohtaminen osoittaa, että nopeaa päätöksentekoa voidaan kehittää järjestelmällisesti harjoittelulla, tehtäväjohtamisella, palautteella ja jälkiarvioinnilla.
Siviilijohtaminen puolestaan muistuttaa, että monet ongelmat liittyvät ihmisiin, kulttuuriin, markkinoihin ja pitkän aikavälin vaikutuksiin. Niissä tarvitaan useita näkökulmia, eettistä harkintaa ja alkuperäisen tulkinnan haastamista.
Paras yhdistelmä syntyy, kun sotilasjohtamisen harjoittelukuri yhdistetään siviilijohtamisen moninäkökulmaiseen arviointiin.
Lopuksi: intuitio on taito, ei taika
Intuitio voi antaa johtajalle nopeutta silloin, kun täydellistä tietoa ei ole saatavilla.
Se voi auttaa tunnistamaan vaaran, poikkeaman tai mahdollisuuden ennen kuin asia näkyy raporteissa.
Intuitio ei kuitenkaan ole automaattisesti oikeassa.
Sen laatu riippuu:
- kokemuksen laadusta
- toimintaympäristön säännönmukaisuudesta
- saadusta palautteesta
- kyvystä erottaa tunnistaminen tunteesta
- valmiudesta korjata omaa tulkintaa.
Hyvä johtaja ei halveksi intuitiota eikä romantisoi sitä.
Hän käyttää sitä nopean toiminnan perustana, alustavana havaintona tai merkkinä siitä, että asiaa on tutkittava tarkemmin.
Taskulamppu auttaa kulkemaan pimeässä. Viisas johtaja tietää kuitenkin, että valokeila näyttää vain osan tilanteesta.
Luota kokemukseesi, mutta tarkista oletuksesi. Toimi nopeasti, mutta säilytä valmius muuttaa suuntaa.
Valmennan johtajia, johtoryhmiä ja organisaatioita soveltamaan sotilasjohtamisen päätöksenteko- ja harjoittelumenetelmiä siviilijohtamiseen. Tavoitteena on vahvistaa toimintakykyä tilanteissa, joissa aikaa on vähän, tieto on puutteellista ja päätöksiä on silti tehtävä.
Kirjoittaja: Hannu Hyppönen, eversti evp., yleisesikuntaupseeri ja johtamisvalmentaja. Yli 30 vuoden kokemus strategisesta, operatiivisesta ja taktisesta johtamisesta sekä kansainvälisistä muutoshankkeista.