Tässä Johtajan oppaan työkalun 7 artikkelissa; Rytmi ja liike kuvataan johtamisen käytännön välineenä, jolla päätökset muutetaan toiminnaksi ja etenemistä ylläpidetään ilman jatkuvaa kiirettä tai henkilöstön ylikuormittamista.
Organisaatio voi tietää, mitä sen pitäisi tehdä, mutta toiminta ei silti etene.
Kokouksia järjestetään, tehtäviä valmistellaan ja päätöksiä odotetaan. Asiat palaavat käsittelyyn uudelleen, vastuut jäävät epäselviksi tai seuraava askel siirtyy myöhemmäksi.
Toisessa ääripäässä organisaatio toimii jatkuvassa kiireessä. Uusia tehtäviä käynnistetään ennen edellisten valmistumista, kokoukset täyttävät kalenterin ja henkilöstö yrittää reagoida kaikkeen samanaikaisesti.
Molemmissa tilanteissa ongelma liittyy johtamisen rytmiin.
Johtajan keskeinen kysymys on:
Miten käynnistämme toiminnan, ylläpidämme etenemistä ja hyödynnämme oikean hetken?
Rytmi ja liike auttavat muuttamaan päätökset johdonmukaiseksi toiminnaksi.
Tempo ei tarkoita jatkuvaa kiirettä
Johtamisen tempo ei ole sama asia kuin mahdollisimman suuri nopeus.
Tempo tarkoittaa kykyä tehdä tilanteeseen nähden oikea-aikaisia päätöksiä ja toteuttaa ne ennen kuin mahdollisuus menetetään tai ongelma kasvaa.
Naton operatiivisen suunnittelun doktriinissa tempo yhdistetään ketteryyteen, aloitekykyyn, suhteelliseen nopeuteen, priorisointiin sekä ajattelun ja toiminnan joustavuuteen. Tempoa ylläpidetään tehtäväjohtamisen avulla, ei pelkästään lisäämällä toimintojen määrää.
Yritysjohtamisessa tempo voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että organisaatio:
- tunnistaa muutoksen ajoissa
- tekee päätöksen riittävällä tiedolla
- käynnistää toteutuksen nopeasti
- poistaa etenemisen esteitä
- arvioi vaikutukset
- muuttaa suuntaa tarvittaessa.
Nopea toiminta ei kuitenkaan ole aina oikea ratkaisu. Jos tilannekuva on puutteellinen, tavoite epäselvä tai resurssit riittämättömät, kiire voi vain nopeuttaa väärään suuntaan etenemistä.
Hyvä tempo on tilanteeseen sopivaa nopeutta.
Rytmi tekee johtamisesta ennakoitavaa
Johtamisen rytmi tarkoittaa sovittua tapaa, jolla organisaatio:
- muodostaa tilannekuvan
- käsittelee poikkeamat
- tekee päätökset
- käynnistää toimeenpanon
- seuraa etenemistä
- arvioi tuloksia.
Sotilasjohtamisessa käytetään käsitettä battle rhythm. Sillä tarkoitetaan johtamisen ja esikuntatyön tapahtumien tarkoituksellista aikataulua, jonka avulla tilannekuva, päätöksenteko ja toiminnan yhteensovittaminen yhdistetään toisiinsa. Yhdysvaltain maavoimien havaintojen mukaan rytmin pitää tukea muuttuvaan tilanteeseen sopeutumista; muutoin organisaatio alkaa toteuttaa suunnitelmaa ympäristön sijasta.
Yritysorganisaatiossa johtamisen rytmi voi sisältää esimerkiksi:
- lyhyen päivittäisen tilannekatsauksen
- viikoittaisen päätös- ja priorisointikokouksen
- kuukausittaisen tulosarvioinnin
- säännöllisen riski- ja resurssitarkastelun
- projektien välitavoitteet
- päätösten jälkiarvioinnit.
Rytmin tarkoituksena ei ole lisätä kokouksia. Sen pitää vähentää tarpeetonta koordinointia ja varmistaa, että oikeat asiat käsitellään oikeaan aikaan.
Jokaisella johtamistapahtumalla pitää olla tarkoitus
Johtamisen rytmi ei synny kalenteriin sijoitetuista kokouksista.
Jokaisella tapahtumalla pitää olla selkeä tehtävä:
- Tilannekatsaus: Mitä on muuttunut?
- Analyysi: Mitä muutos merkitsee?
- Päätöskokous: Mitä päätämme?
- Toimeenpanon seuranta: Eteneekö päätös?
- Arviointi: Mitä opimme ja mitä muutamme?
Jos samat asiat käsitellään useissa kokouksissa ilman päätöstä, rytmi hidastaa toimintaa.
Jos päätöksiä tehdään, mutta niiden toteutusta ei seurata, rytmi jää keskeneräiseksi.
Hyvän johtamisrytmin pitäisi muodostaa katkeamaton ketju:
Tilannekuva → päätös → toiminta → seuranta → arviointi
Rytmi auttaa ihmisiä ennakoimaan, missä päätökset tehdään, milloin tietoa tarvitaan ja miten toimeenpanon etenemisestä raportoidaan.
Liike syntyy seuraavasta konkreettisesta askeleesta
Päätös ei vielä tarkoita, että toiminta on käynnistynyt.
Päätöksen jälkeen pitää olla selvää:
- mitä tehdään ensimmäiseksi
- kuka vastaa
- milloin toiminta alkaa
- mitä tulosta odotetaan
- milloin eteneminen tarkistetaan.
Liike katkeaa helposti, jos päätöksen jälkeen ryhdytään valmistelemaan uutta suunnitelmaa, odottamaan lisätietoa tai hakemaan hyväksyntää asioihin, jotka voitaisiin ratkaista alemmalla tasolla.
Britannian puolustusdoktriinissa tehtäväjohtamisen kuvataan tukevan oikea-aikaista päätöksentekoa, aloitekykyä ja kykyä määrittää toiminnan tempo. Se edellyttää johtajan tahdon ymmärtämistä ja riittävää vapautta toimia sen toteuttamiseksi.
Liikkeen ylläpitäminen ei tarkoita, että kaikkien pitäisi tehdä enemmän.
Se tarkoittaa, että organisaation voimavarat suunnataan siihen, mikä vie tavoitetta eteenpäin.
Priorisointi ylläpitää tempoa
Organisaatio menettää liikkeensä, jos kaikkea pidetään yhtä tärkeänä.
Liian monta samanaikaista prioriteettia aiheuttaa:
- resurssien hajautumista
- tehtävien jatkuvaa vaihtamista
- päätösten odottamista
- keskeneräisen työn lisääntymistä
- henkilöstön kuormittumista
- kokonaisuuden hidastumista.
Tempo vaatii valintoja.
Johtajan pitää määrittää:
- mikä on tärkein tavoite juuri nyt
- mikä toiminta vie sitä eniten eteenpäin
- mikä estää etenemistä
- mitä voidaan siirtää, vähentää tai lopettaa.
Jos uusi tehtävä lisätään toimintaan, johtajan pitää samalla arvioida, mistä luovutaan.
Muuten prioriteetti ei muuta toimintaa, vaan jää uuden tehtävän nimeksi.
Hyödynnä mahdollisuudet ennen kuin ne sulkeutuvat
Kaikki päätökset eivät ole samanarvoisia ajankohdasta riippumatta.
Joillakin ratkaisuilla on päätösikkuna: ajanjakso, jonka aikana toimiminen tuottaa suurimman hyödyn.
Mahdollisuus voi liittyä esimerkiksi:
- asiakkaan muuttuneeseen tarpeeseen
- kilpailijan tilapäiseen heikkouteen
- vapautuneeseen asiantuntijaresurssiin
- uuteen kumppanuuteen
- teknologiseen muutokseen
- henkilöstön valmiuteen toteuttaa uudistus.
Jos organisaatio odottaa täydellistä tietoa tai yksimielisyyttä, mahdollisuus voi sulkeutua.
Britannian maavoimadoktriinissa tehtäväjohtamisen todetaan mahdollistavan nopean päätöksenteon ja syntyneiden mahdollisuuksien hyödyntämisen. Mukautuva organisaatio pyrkii tunnistamaan muutoksen ja toteuttamaan toimivan vastauksen muita nopeammassa tempossa.
Johtajan pitää siksi tunnistaa:
- milloin päätös on tehtävä
- mitä voidaan valmistella ennakkoon
- kenellä on valtuus toimia
- mikä tieto riittää päätöksen tekemiseen
- mikä riski syntyy viivyttelystä.
Rytmin pitää olla kestävä
Jatkuva korkea tempo kuluttaa henkilöstöä, heikentää ajattelua ja lisää virheitä.
Tavoitteena ei ole ylläpitää koko ajan maksimaalista vauhtia. Johtajan pitää säädellä rytmiä tilanteen mukaan:
- milloin toimintaa kiihdytetään
- milloin eteneminen vakautetaan
- milloin resursseja palautetaan
- milloin pysähdytään arvioimaan
- milloin toiminnan suuntaa muutetaan.
Kestävä rytmi sisältää myös aikaa:
- valmistautumiselle
- keskittyneelle työskentelylle
- palautumiselle
- oppimiselle
- seuraavan vaiheen ennakoinnille.
Johtamisen rytmin pitää tukea toimintaa, ei uuvuttaa organisaatiota. Britannian tulevaisuuden johtamista käsittelevässä doktriinissa varoitetaan päätös- ja toimeenpanosyklien jatkuvasta kiihdyttämisestä tavalla, joka voi kuluttaa sekä johtajan että henkilöstön toimintakyvyn.
Esimerkki: tärkeä kehityshanke ei etene
Organisaatio on päättänyt ottaa uuden toimintamallin käyttöön neljässä yksikössä.
Päätös on tehty, mutta kuukauden kuluttua:
- yksiköt odottavat tarkempia ohjeita
- koulutusta ei ole aikataulutettu
- järjestelmämuutoksella ei ole vastuuhenkilöä
- vanha toimintamalli jatkuu ennallaan
- johtoryhmä palaa samoihin kysymyksiin jokaisessa kokouksessa.
Ongelma ei ole päätöksen puuttuminen, vaan toimeenpanon rytmin puuttuminen.
Johtaja voi palauttaa liikkeen määrittämällä:
Ensimmäinen askel
Jokainen yksikkö nimeää vastuuhenkilön ja laatii viikon kuluessa arvion käyttöönoton tärkeimmistä esteistä.
Viikoittainen rytmi
Vastuuhenkilöt raportoivat:
- mitä on saatu aikaan
- mikä estää etenemistä
- mitä päätöstä tarvitaan seuraavaksi.
Päätösvaltuudet
Yksiköt voivat soveltaa toimintamallia paikallisesti, kunhan yhteinen tavoite ja keskeiset periaatteet säilyvät.
Arviointipiste
Johtoryhmä arvioi neljän viikon kuluttua, mitä pitää vakioida ja mitä muuttaa ennen seuraavaa vaihetta.
Näin yleinen päätös muuttuu konkreettiseksi etenemiseksi.
Mitä hyötyä rytmistä ja liikkeestä on?
Toimiva johtamisen rytmi auttaa:
- muuttamaan päätökset toiminnaksi
- selkeyttämään päätöksenteon ajankohdat
- vähentämään päällekkäisiä kokouksia
- tunnistamaan etenemisen esteet
- keskittämään resurssit tärkeimpään
- hyödyntämään ajalliset mahdollisuudet
- mukauttamaan toimintaa tilanteen muuttuessa
- ylläpitämään kestävää suorituskykyä.
Rytmi ei poista epävarmuutta. Se antaa organisaatiolle tavan käsitellä sitä säännöllisesti.
Liike ei tarkoita jatkuvaa kiirettä. Se tarkoittaa, että jokaisesta päätöksestä seuraa tarkoituksenmukainen teko.
Johtajan arviointikysymykset
Kun toiminta ei etene, kysy:
- Mikä on tärkein tavoite juuri nyt?
- Mikä seuraava teko vie tavoitetta eniten eteenpäin?
- Onko päätöksellä nimetty vastuuhenkilö?
- Milloin toimeenpano todella alkaa?
- Mikä estää etenemistä?
- Missä päätökset tehdään ja kuinka nopeasti?
- Mitä voidaan ratkaista alemmalla tasolla?
- Mitä pitää lopettaa tai siirtää?
- Milloin eteneminen arvioidaan?
- Onko nykyinen tempo henkilöstölle kestävä?
Yhteenveto
Johtamisen rytmi yhdistää tilannekuvan, päätökset, toimeenpanon ja arvioinnin.
Liike syntyy, kun päätöksestä seuraa selkeä ensimmäinen askel, vastuu ja seuranta.
Toimiva rytmi auttaa organisaatiota:
tekemään päätökset oikeaan aikaan, käynnistämään toiminnan ja ylläpitämään etenemistä ilman jatkuvaa kiirettä.
Johtajan oppaassa rytmi ja liike muutetaan käytännön työkaluksi, jolla johtaja voi tunnistaa seuraavan ratkaisevan toimenpiteen, poistaa etenemisen esteitä ja rakentaa toiminnalle kestävän johtamisrytmin.
Kirjoittaja: Hannu Hyppönen on eversti evp., yleisesikuntaupseeri ja johtamisvalmentaja. Hänellä on yli 30 vuoden kokemus strategisesta, operatiivisesta ja taktisesta johtamisesta sekä kansainvälisistä organisaatioiden muutoshankkeista.