Mitä erilaista ja yhteistä on paineessa johtamisen malleissa
Häiriötilanteessa johtaja kohtaa samanaikaisesti useita vaatimuksia. Tilanne pitää ymmärtää, toiminta turvata, päätökset tehdä ja ihmiset saada toimimaan yhdessä. Tietoa on puutteellisesti, ja olosuhteet voivat muuttua kesken toimeenpanon.
Pelastusala, ilmailu, poliisi ja sotilasorganisaatiot ovat kehittäneet tähän erilaisia toimintamalleja. Osa auttaa päättämään, mitä tehdään. Osa muistuttaa tärkeimmästä tehtävästä. Osa varmistaa, että toimintaa voidaan jatkaa alkuperäisen suunnitelman pettäessä.
Näitä malleja kannattaa tarkastella niiden käyttötarkoituksen kautta. Virallinen käyttö kertoo mallin asemasta toimintaohjeissa, mutta ei yksin todista sen vaikuttavuutta.
Lentäjän ensimmäinen tehtävä on säilyttää koneen hallinta
Ilmailun tunnettu periaate on Aviate, Navigate, Communicate:
- Aviate: säilytä ilma-aluksen hallinta.
- Navigate: tiedä, missä olet ja minne olet menossa.
- Communicate: välitä suunnitelmasi ja avuntarpeesi.
FAA esittää tämän ilma-aluksen päällikön toimintaprioriteetteina hätätilanteessa. Viestintä tai yksittäisen ongelman selvittäminen ei saa syrjäyttää koneen hallintaa.
Muuhun johtamiseen sovellettuna periaate herättää tärkeän kysymyksen: mikä on meidän organisaatiomme ”koneen lentäminen” eli toiminto, jonka hallintaa emme saa menettää?
Se voi olla esimerkiksi ihmisten turvallisuuden varmistaminen tai kriittisen palvelun ylläpitäminen. Tämä on soveltava vertaus. Ilmailun prioriteettijärjestystä ei pidä siirtää sellaisenaan kaikkiin johtamistilanteisiin: organisaatiossa tehtäviä voidaan jakaa ja viestintää toteuttaa samanaikaisesti muun toiminnan kanssa.
Päätöksenteossa pitää erottaa tavoite ja keinot
FAA DECIDE-malli jäsentää reagointia havaittuun muutokseen:
- Havaitse muutos.
- Arvioi reagoinnin tarve.
- Valitse tavoiteltava lopputulos.
- Tunnista soveltuvat toimet.
- Toteuta.
- Arvioi vaikutukset.
Mallin hyödyllinen piirre on tavoitteen ja toimenpiteiden erottaminen. Ennen keinon valintaa on selvitettävä, mitä sillä halutaan saavuttaa.
FAA tiiviimpi 3P-malli — Perceive, Process, Perform puolestaan ohjaa tunnistamaan vaaratekijät, arvioimaan riskit ja toteuttamaan riskienhallintatoimet.
Johtamisen käytäntöön näistä voi johtaa kaksi kysymystä: mitä tavoittelemme ja millä toimilla hallitsemme tilanteen riskejä?
Pelastusalalla nopeasti syntynyt ratkaisu tarkistetaan
Britannian pelastusalan Decision Control Process ottaa huomioon, ettei johtaminen nopeasti muuttuvassa tilanteessa aina etene suoraviivaisesti tiedonkeruusta suunnitteluun ja toimintaan. Välttämättömiä toimia voidaan joutua aloittamaan ennen täydellistä tilannekuvaa.
Päätöksen tarkistuksissa huomio kohdistuu erityisesti kolmeen asiaan:
- Miksi teemme tämän?
- Mitä odotamme tapahtuvan?
- Ovatko hyödyt hyväksyttävässä suhteessa riskeihin?
Tarkoitus on yhdistää kokemukseen perustuva toimintatapa käsillä olevan tilanteen tietoiseen arviointiin.
Johtamiseen sovellettuna tämä tarkoittaa, että nopeasti syntyneelle ratkaisulle tehdään tilanteen sallima tarkistus: palveleeko se tavoitetta, ja mitä seurauksia sillä voi olla?
Poliisi arvioi myös toiminnan oikeutuksen
Englannin ja Walesin poliisin National Decision Model, NDM yhdistää tiedonkeruun, uhkien ja riskien arvioinnin, toimivaltuuksien tarkastelun, vaihtoehdot sekä toiminnan ja sen arvioinnin. Mallin keskellä ovat eettiset periaatteet.
Tämä tuo näkyviin päätöksenteon ulottuvuuden, joka voi kiireessä jäädä taka-alalle: toimivan ratkaisun pitää olla myös oikeutettu.
Poliisin ohjeistuksessa korostuvat lainmukaisuus, tarpeellisuus, oikeasuhtaisuus ja eettinen perusteltavuus.
Muille organisaatioille soveltava kysymys on: kuka saa päättää tästä, millä valtuuksilla ja minkä rajojen sisällä?
Yhteinen tilanne edellyttää yhteistä päätöksentekoa
Britannian moniviranomaistoiminnan Joint Decision Model, JDM auttaa kokoamaan ja jakamaan tietoa, arvioimaan riskejä, sovittamaan tavoitteita yhteen ja päättämään toiminnasta.
Sen ytimessä ovat yhdessä toimiminen, ihmishenkien pelastaminen ja haittojen vähentäminen. Toiminnan tulokset ja uusi tieto palautetaan päätöksentekoon tilanteen edetessä.
JESIPin päätöksen tarkistukset ulottuvat myös yhteiseen ymmärrykseen: jakavatko toimijat käsityksen tilanteesta, oletuksista, epävarmuuksista ja odotetuista seurauksista?
Organisaation sisälläkin sama tilanne voi näyttää erilaiselta johdolle, asiantuntijoille ja toteuttajille. Käytännön sovellus on tarkistaa yhteisen tiedon lisäksi yhteinen tulkinta: mitä tämä tieto tarkoittaa toiminnallemme?
Sotilasjohtaminen yhdistää suunnittelun ja sopeuttamisen
OODA — Observe, Orient, Decide, Act kuvaa havainnoinnin, tilanteen tulkinnan, päätöksen ja toiminnan jatkuvaa yhteyttä. Se auttaa hahmottamaan, miten johtaminen kytkeytyy muuttuvaan tilanteeseen.
Perusteellisempaa suunnittelua jäsentää esimerkiksi Military Decision-Making Process, MDMP, jossa tehtävää analysoidaan, toimintavaihtoehtoja kehitetään ja vertaillaan sekä hyväksytty ratkaisu muutetaan käskyksi.
Käynnissä olevan toiminnan muuttamiseen on puolestaan Rapid Decision-Making and Synchronization Process, RDSP. Se tukee suunnitelman nopeaa sopeuttamista muuttuneeseen tilanteeseen johtajan tarkoituksen ja tehtävän puitteissa.
Näistä voi johtaa käytännön periaatteen: päätöksentekotavan pitää vastata muutoksen suuruutta ja käytettävissä olevaa aikaa. Joskus tarvitaan kokonaan uusi suunnitelma, joskus nykyisen toiminnan rajattu muutos.
PACE valmistaa ensisijaisen ratkaisun pettämiseen
Sotilasorganisaatioissa, myös erikoisjoukkojen toimintaympäristöissä, käytetty PACE tarkoittaa neljää ennakolta suunniteltua vaihtoehtoa:
| Taso | Merkitys |
|---|---|
| Primary | Ensisijainen menetelmä |
| Alternate | Vaihtoehtoinen menetelmä |
| Contingency | Varamenetelmä |
| Emergency | Hätämenetelmä |
PACE on erityisesti viestiyhteyksien varmistamisen rakenne. Se määrittää järjestyksen, jossa käytettävissä oleviin yhteysmenetelmiin siirrytään, kun yhteyttä ei saada. Malli ei rajoitu erikoisjoukkoihin.
Yhdysvaltain maavoimien ohjeissa korostetaan suunnitelmien käytännöllisyyttä, tiedottamista ja testaamista ennen toimintaa. Käyttökelvoton tai käyttäjille tuntematon varajärjestely ei auta häiriössä.
Laajempaan jatkuvuudenhallintaan sovellettuna PACE herättää kysymyksen: miten jatkamme kriittistä toimintaa, jos ensisijainen menetelmä ei ole käytettävissä?
Mitä yhteistä malleista löytyy?
Seuraava koonti on mallien vertailusta johdettu synteesi. Kaikki piirteet eivät esiinny jokaisessa mallissa, eivätkä mallit yhdessä muodosta tutkimuksella validoitua yleismenetelmää.
| Johtamisen tarve | Käytännön kysymys |
|---|---|
| Tärkeimmän toiminnan turvaaminen | Minkä hallintaa emme saa menettää? |
| Tilanteen ymmärtäminen | Mitä tapahtuu ja mitä se merkitsee? |
| Tavoitteen määrittäminen | Mitä haluamme saada aikaan? |
| Riskien ja vaihtoehtojen arviointi | Mitä voimme tehdä ja millaisin seurauksin? |
| Toiminnan oikeutuksen varmistaminen | Mitä saamme tehdä ja kuka päättää? |
| Yhteisen ymmärryksen rakentaminen | Ymmärrämmekö tilanteen ja tavoitteen riittävän yhtenäisesti? |
| Varautuminen | Miten jatkamme ensisijaisen ratkaisun pettäessä? |
| Vaikutusten arviointi | Toimiiko ratkaisumme vai pitääkö sitä muuttaa? |
Organisaation kannattaa valita omiin tehtäviinsä sopiva, harjoiteltava rakenne. Mallin käyttökelpoisuus näkyy siinä, auttaako se ihmisiä tunnistamaan olennaisen, tekemään perusteltuja päätöksiä ja toimimaan yhdessä myös silloin, kun alkuperäinen suunnitelma ei enää riitä.
Oman valmiuden arvioinnin voi aloittaa kysymällä: tietävätkö ihmisemme, mikä turvataan ensin, kuka päättää ja miten toimitaan, jos ensisijainen ratkaisu pettää?
Hannu Hyppönen – johtamisvalmentaja ja yleisesikuntaupseeri. Päätösvaltti™ soveltaa sotilasjohtamisen periaatteita johtajien, tiimien ja organisaatioiden käytännön johtamishaasteisiin.
Lähteitä
Ilmailu
- Federal Aviation Administration (FAA). Aviate, Navigate, Communicate. FAA Safety -koulutusaineisto. Ilma-aluksen päällikön toimintaprioriteetit hätätilanteessa.
Avaa lähde - Federal Aviation Administration (FAA). (2022). Risk Management Handbook, FAA-H-8083-2A. DECIDE-malli ja ilmailun riskienhallinta.
Avaa käsikirja (PDF) - Parson, S. (2005). Risk Management Teaching Tips: Perceive, Process, Perform. FAA Safety. 3P-mallin kuvaus.
Avaa lähde
Pelastusala
- Cohen-Hatton, S. R., & Honey, R. C. (2015). Goal-oriented training affects decision-making processes in virtual and simulated fire and rescue environments. Journal of Experimental Psychology: Applied, 21(4), 395–406. DCP-malliin liittyvä koulutustutkimus.
https://doi.org/10.1037/xap0000061
Poliisi ja moniviranomaistoiminta
- College of Policing. National decision model. Authorised Professional Practice. Poliisin päätöksentekomallin rakenne sekä eettiset ja oikeudelliset perusteet.
Avaa lähde - Joint Emergency Services Interoperability Programme (JESIP). The Joint Decision Model (JDM). Moniviranomaistoiminnan yhteinen päätöksentekomalli.
Avaa lähde - Joint Emergency Services Interoperability Programme (JESIP). Decision Controls. Päätöksen perusteiden, seurausten, riskien ja yhteisen ymmärryksen tarkistaminen.
Avaa lähde
Sotilasala
- United States Marine Corps. (1996). Command and Control. Marine Corps Doctrinal Publication 6 (MCDP 6). OODA-malli osana johtamisen ja päätöksenteon kuvausta.
Julkaisusivu - Department of the Army. (2020). U.S. Army Cost Benefit Analysis Guide, version 3.3. Sisältää MDMP-prosessin seitsemän vaiheen tiivistelmän.
Avaa julkaisu (PDF) - Center for Army Lessons Learned. (2018). Brigade Sustainment in Decisive Action Operations. Newsletter 18-10. PACE-suunnitelmien käytännöllisyys, jakaminen ja testaaminen.
Avaa julkaisu (PDF)