Mitä jos yrityksenne saisi yhden ylimääräisen työkuukauden vuodessa?
Monessa yrityksessä ihmiset ovat kiireisiä koko päivän.
Kalenterit täyttyvät kokouksista. Sähköpostit, Teams-viestit ja jatkuvat keskeytykset katkovat työpäivää. Päätöksiä odotetaan, tietoa etsitään ja samoja asioita käsitellään useaan kertaan.
Silti päivän päätteeksi moni johtaja kysyy:
Miksi työaika ei näy tuloksina yhtä hyvin kuin pitäisi?
Kyse ei yleensä ole osaamisen puutteesta. Kyse on siitä, kuinka hyvin organisaatio onnistuu muuttamaan käytettävissä olevan ajan, osaamisen ja resurssit tuottavaksi toiminnaksi. Juuri siksi johtaminen ja tuottavuus liittyvät erottamattomasti toisiinsa.
Miten johtaminen vaikuttaa tuottavuuteen?
Suomalaiset henkilöstötuottavuutta käsittelevät tutkimukset osoittavat, että organisaation suorituskyky ei synny pelkästään osaamisesta, teknologiasta tai työmäärästä.
Ossi Auran ja Guy Ahosen tutkimusten mukaan henkilöstötuottavuus rakentuu erityisesti:
- johtamisesta
- osaamisesta
- motivaatiosta
- työkyvystä
- yhteistyöstä
Kun nämä tukevat toisiaan, organisaatio kykenee tuottamaan enemmän arvoa samalla työpanoksella.
Kun ne eivät tue toisiaan, syntyy kitkaa. Ja juuri kitka syö kilpailukykyä.
Miksi työaikaa menetetään organisaatioissa?
Tietotyön suurimmat haasteet ovat nykyisin harvoin fyysisiä.
Varma ja Työturvallisuuskeskus ovat nostaneet esiin useita tietotyötä kuormittavia tekijöitä:
- tietotulva
- jatkuvat keskeytykset
- epäselvät tavoitteet
- epäselvät vastuut
- työn pirstaloituminen
- jatkuva reagointi
Moni organisaatio yrittää ratkaista nämä ongelmat lisäämällä:
- kokouksia
- raportointia
- seurantaa
- hyväksymiskierroksia
Lopputuloksena työstä puhuminen alkaa korvata työn tekemistä.
Mitkä ovat huonon johtamisen vaikutukset tuottavuuteen?
Johtamisen ongelmat näkyvät harvoin suoraan. Ne näkyvät oireina.
Esimerkiksi:
- päätöksiä odotetaan
- ihmiset tekevät päällekkäistä työtä
- tieto ei kulje
- vastuut jäävät epäselviksi
- ongelmat huomataan liian myöhään
- kokoukset lisääntyvät
Yksittäinen ongelma voi tuntua pieneltä. Kymmenet pienet ongelmat päivittäin muuttuvat kuitenkin merkittäväksi kilpailukykyhaitaksi.
Siksi monet organisaatiot eivät kärsi työvoiman puutteesta. Ne kärsivät johtamisen kitkasta.
Miten parantaa henkilöstötuottavuutta?
Parhaat organisaatiot eivät välttämättä työskentele enemmän.
Ne tekevät paremmin kolme asiaa.
1. Ne rakentavat yhteisen tilannekuvan
Kaikki ymmärtävät:
- mitä tapahtuu
- mitä se tarkoittaa
- mitä tehdään seuraavaksi
Yhteinen tilannekuva vähentää epävarmuutta ja nopeuttaa päätöksentekoa.
2. Ne tekevät päätökset ajoissa
Täydellistä tietoa ei koskaan ole.
Menestyvät organisaatiot tekevät päätöksiä riittävän hyvän tiedon perusteella ja korjaavat suuntaa tarvittaessa.
3. Ne arvioivat toimintaansa jatkuvasti
Ne kysyvät säännöllisesti:
- mikä toimii
- mikä ei toimi
- mitä pitää muuttaa
Tämä luo jatkuvan oppimisen ja kehittämisen kulttuurin.
Miten yhteinen tilannekuva parantaa päätöksentekoa?
Monet johtamisen ongelmat eivät johdu huonoista päätöksistä. Ne johtuvat siitä, että ihmiset tekevät päätöksiä erilaisen tiedon perusteella.
Kun yhteinen tilannekuva puuttuu:
- prioriteetit eroavat
- päätökset viivästyvät
- resurssit hajautuvat
- toimeenpano hidastuu
Kun yhteinen tilannekuva on olemassa:
- päätöksenteko nopeutuu
- yhteistyö paranee
- vastuut selkeytyvät
- toiminta yhtenäistyy
Tästä syystä yhteinen tilannekuva on yksi tehokkaimmista tavoista parantaa tuottavuutta ilman uusia investointeja.
Tulokset syntyvät pienistä parannuksista
Kuvitellaan yritys, jossa työskentelee 50 henkilöä.
Jos jokainen työntekijä saisi takaisin vain 10 minuuttia päivässä:
- vähemmän tiedon etsimistä
- vähemmän odottamista
- vähemmän epäselvyyksiä
- vähemmän turhaa koordinointia
vaikutus olisi vuodessa lähes yhden henkilötyövuoden verran lisäkapasiteettia.
- Ilman uusia rekrytointeja.
- Ilman pidempiä työpäiviä.
- Ilman uusia järjestelmiä.
Kyse ei ole siitä, että ihmiset työskentelisivät enemmän. Kyse on siitä, että organisaatiossa on vähemmän kitkaa.
Käytännön työkalut johtamisen kehittämiseen
Hyvä johtaminen ei tarkoita lisää kokouksia, raportteja tai hallintoa. Hyvä johtaminen tarkoittaa selkeyttä. Tätä varten olen kehittänyt kaksi käytännön työkalua sekä asiakkaalle kohdennetut valmennukset.
Johtajan Opas
Maksuton opas, joka kokoaa yhteen yhdeksän käytännön työkalua:
- tilannekuvan muodostamiseen
- päätöksentekoon
- priorisointiin
- toimeenpanoon
- jatkuvaan arviointiin
Johtamisen pelikortit
Johtoryhmille, esihenkilöille ja tiimeille suunniteltu käytännön työkalu, joka auttaa:
- tunnistamaan olennaisen
- hyödyntämään yhteistä osaamista
- tekemään päätöksiä
- viemään asiat käytäntöön
Korttien tavoitteena on muuttaa keskustelu päätöksiksi ja päätökset toiminnaksi.
Mitä hyötyä tästä on?
Kun johtaminen selkeytyy:
- vähemmän hukattua työaikaa
- parempi tiedonkulku
- nopeampi päätöksenteko
- selkeämmät vastuut
- parempi henkilöstötuottavuus
- enemmän aikaa asiakkaalle
- vahvempi kilpailukyky
Lopulta kysymys ei ole minuuteista.
Kysymys on siitä, kuinka hyvin organisaatio kykenee muuttamaan osaamisensa tuloksiksi.
Usein kysytyt kysymykset
Miten johtaminen vaikuttaa yrityksen tuottavuuteen?
Johtaminen vaikuttaa siihen, kuinka tehokkaasti organisaatio käyttää osaamistaan, aikaansa ja resurssejaan. Selkeä tilannekuva, päätöksenteko ja vastuunjako vähentävät hukkatyötä ja parantavat suorituskykyä.
Mikä heikentää henkilöstötuottavuutta?
Yleisiä syitä ovat epäselvät tavoitteet, heikko tiedonkulku, jatkuvat keskeytykset, päätösten viivästyminen, tietotulva ja epäselvät vastuut.
Miten tuottavuutta voidaan parantaa ilman lisäresursseja?
Usein merkittäviä hyötyjä saavutetaan parantamalla tilannekuvaa, yhteistyötä, päätöksentekoa, priorisointia ja toimeenpanoa.
Mikä on yhteinen tilannekuva?
Yhteinen tilannekuva tarkoittaa sitä, että organisaatiossa ymmärretään samalla tavalla mitä tapahtuu, mitä se tarkoittaa ja mitä tehdään seuraavaksi.
Mitä seuraavaksi?
Kuinka paljon aikaa teidän organisaatiossanne kuluu:
- tiedon etsimiseen?
- päätösten odottamiseen?
- epäselvien vastuiden selvittämiseen?
- asioiden korjaamiseen jälkikäteen?
Jos haluat kehittää johtamista, parantaa henkilöstötuottavuutta ja vahvistaa yrityksenne kilpailukykyä:
👉 Lataa maksuton Johtajan Opas
👉 Tutustu Johtamisen pelikortteihin
Parempi johtaminen ei yleensä vaadi lisää aikaa. Se vapauttaa aikaa siihen, mikä tuottaa arvoa.
Lähteitä
- Ossi Aura, Guy Ahonen ym. Henkilöstötuottavuuden johtaminen 2018, Helsingin yliopisto.
- KT Kuntatyönantajat: Henkilöstötuottavuuden johtaminen kunnissa.
- Varma: Tietotyö ja työkyky 2022.
- Työturvallisuuskeskus: Tietotyö, kognitiivinen kuormittuminen ja tietoergonomia.
- Microsoft Work Trend Index 2025.
- Asana: Anatomy of Work -tutkimussarja.
- Teollisuusliitto: Työntutkimus ja työn ajankäytön kehittäminen.