Työkalusarjan viimeinen artikkeli käsittelee toiminnan arviointia heti suorituksen jälkeen. Nopea itsearviointi auttaa muuttamaan kokemuksen yhdeksi konkreettiseksi parannukseksi ilman raskasta raportointia.
Johtaja ja tiimi siirtyvät helposti tehtävästä seuraavaan pysähtymättä arvioimaan, mitä juuri tapahtui.
Kokous päättyy, päätös tehdään, asiakastilanne hoidetaan tai projekti saavuttaa välitavoitteen. Huomio siirtyy välittömästi seuraavaan tehtävään.
Kokemusta syntyy, mutta oppiminen jää sattumanvaraiseksi.
Johtajan keskeinen kysymys on:
Mitä tapahtui, mitä siitä opimme ja mitä muutamme seuraavalla kerralla?
Nopea itsearviointi auttaa tunnistamaan onnistumiset, poikkeamat ja yhden tärkeän kehittämistoimenpiteen silloin, kun tapahtumat ovat vielä tuoreessa muistissa.
Kokemus ei automaattisesti johda oppimiseen
Saman tehtävän toistaminen voi lisätä kokemusta, mutta se ei välttämättä paranna suoritusta.
Ilman arviointia organisaatio voi:
- toistaa samoja virheitä
- menettää toimiviksi osoittautuneet käytännöt
- selittää onnistumisen väärillä tekijöillä
- korjata oiretta varsinaisen syyn sijasta
- jättää päätösten vaikutukset seuraamatta
- siirtää opit vain yksittäisten ihmisten muistin varaan.
Arvioinnin tarkoituksena ei ole laatia täydellistä historiakuvausta tapahtumista. Sen pitää tuottaa ymmärrystä, jota voidaan käyttää seuraavassa suorituksessa.
Yhdysvaltain maavoimien After Action Review -menettelyssä arviointi kuvataan ohjatuksi analyysiksi, jossa tarkastellaan suunniteltua toimintaa, toteutunutta suoritusta, tapahtumien syitä sekä sitä, miten toimintaa voidaan jatkossa parantaa.
Nopea itsearviointi ei ole syyllisten etsimistä
Arviointi muuttuu helposti puolustautumiseksi, jos keskustelu alkaa kysymyksellä:
Kuka teki virheen?
Tällöin ihmiset pyrkivät suojaamaan omaa asemaansa, perustelemaan ratkaisujaan ja siirtämään vastuuta muualle.
Oppimista tukevampi kysymys on:
Miksi toiminta eteni tällä tavalla, ja mitä voimme tehdä seuraavalla kerralla paremmin?
Nopeassa itsearvioinnissa tarkastellaan:
- tavoitteita
- päätöksiä
- toimintatapoja
- tiedonkulkua
- yhteistyötä
- oletuksia
- lopputulosta.
Ihmisten vastuuta ei poisteta, mutta arvioinnin huomio kohdistetaan toiminnan parantamiseen.
AAR-menettelyn lähtökohtana on rakentava ja oppimiseen keskittyvä keskustelu, ei tavallinen kritiikkitilaisuus tai suorituksesta annettava arvosana.
Arvioi mahdollisimman pian
Nopea itsearviointi kannattaa tehdä heti tehtävän, kokouksen, päätöksen tai työvaiheen jälkeen.
Mitä pidempään arviointia siirretään, sitä helpommin:
- yksityiskohdat unohtuvat
- tapahtumien järjestys sekoittuu
- tulkinnat korvaavat havainnot
- ihmiset ehtivät rakentaa omat selityksensä
- seuraava tehtävä vie huomion.
Arviointi voi kestää vain muutaman minuutin.
Olennaista on, että se tehdään säännöllisesti ja että havaittu oppi vaikuttaa seuraavaan toimintaan.
Nopea arviointi sopii esimerkiksi:
- johtoryhmän kokouksen jälkeen
- tärkeän päätöksen toimeenpanon yhteydessä
- asiakastapaamisen jälkeen
- harjoituksen tai valmennuksen päätteeksi
- projektin välitavoitteessa
- häiriötilanteen jälkeen
- henkilökohtaisen johtamistilanteen arviointiin.
Laaja tapahtuma voi myöhemmin edellyttää perusteellisempaa jälkiarviointia. Nopea itsearviointi varmistaa, etteivät ensimmäiset havainnot ja opit katoa ennen sitä.
1. Mitä oli tarkoitus saada aikaan?
Arviointi alkaa alkuperäisestä tavoitteesta.
Kysy:
- Mikä oli tehtävämme?
- Mitä halusimme saada aikaan?
- Millä perusteella onnistumista piti arvioida?
- Ymmärsivätkö kaikki tavoitteen samalla tavalla?
Jos tavoite oli alun perin epäselvä, myös onnistumisen arviointi on vaikeaa.
Esimerkiksi kokouksen tavoitteena ei pitäisi olla vain:
Käsitellä projektin tilannetta.
Selkeämpi tavoite olisi:
Tunnistaa aikataulun suurimmat riskit ja päättää seuraavan kuukauden tärkeimmistä toimenpiteistä.
Tavoite antaa arvioinnille vertailukohdan.
2. Mitä todella tapahtui?
Seuraavaksi kuvataan toteutunut toiminta mahdollisimman tosiasiallisesti.
Kysy:
- Mitä saimme aikaan?
- Mitä jäi saavuttamatta?
- Mitä tapahtui eri tavalla kuin odotimme?
- Mitkä odotimme?
- Mitkä päätökset tehtiin?
- Mitkä toimenpiteet toteutuivat?
- Mitä havaitsimme tilanteen aikana?
Tässä vaiheessa erotetaan havainto tulkinnasta.
Havainto:
Kokouksessa käytettiin 40 minuuttia tilanneraportointiin, eikä päätöstä resursseista tehty.
Tulkinta:
Osallistujat eivät olleet valmistautuneet riittävästi.
Tulkinta voi olla oikea, mutta sen syyt on arvioitava erikseen.
3. Miksi toiminta eteni näin?
Tämä on arvioinnin tärkein ja usein vaikein vaihe.
Onnistumista tai epäonnistumista ei pitäisi selittää ensimmäisellä mieleen tulevalla syyllä.
Kysy:
- Mikä auttoi onnistumaan?
- Mikä vaikeutti toimintaa?
- Mitkä oletukset osoittautuivat oikeiksi tai vääriksi?
- Oliko tavoite, vastuu tai päätösvalta epäselvä?
- Oliko tarvittava tieto käytettävissä?
- Oliko meillä riittävästi aikaa ja resursseja?
- Miten johtajan oma toiminta vaikutti tilanteeseen?
- Mikä oli omassa vaikutusvallassamme?
Arvioinnissa kannattaa tarkastella myös onnistumisia.
Jos jokin toimi hyvin, pitää ymmärtää miksi. Muuten hyvä tulos voidaan tulkita omaksi osaamiseksi, vaikka se olisi syntynyt sattumasta tai poikkeuksellisen suotuisista olosuhteista.
Vastaavasti heikko tulos ei aina tarkoita, että kaikki toiminta oli huonoa. Hyväkin päätös voi johtaa epäedulliseen lopputulokseen, jos tilanne muuttuu odottamattomasti.
Siksi on hyödyllistä arvioida erikseen:
- päätöksen laatua käytettävissä olleen tiedon perusteella
- toimeenpanon laatua
- lopullista tulosta.
4. Mitä muutamme seuraavalla kerralla?
Arviointi ei ole valmis ennen kuin oppi muutetaan toiminnaksi.
Kysy:
- Mitä jatkamme?
- Mitä lopetamme?
- Mitä teemme seuraavalla kerralla eri tavalla?
- Kuka vastaa muutoksesta?
- Milloin muutosta kokeillaan?
- Mistä tiedämme, että toiminta parani?
Johtajan kannattaa välttää liian pitkää kehittämislistaa.
Nopean itsearvioinnin tavoitteena on yleensä tunnistaa:
- yksi asia, joka kannattaa säilyttää
- yksi asia, jota pitää muuttaa
- yksi konkreettinen seuraava toimenpide.
Esimerkiksi:
Seuraavan johtoryhmän kokouksen tilanneraportit toimitetaan ennakkoon. Kokouksessa käsitellään vain poikkeamat, päätökset ja niiden vaatimat resurssit.
Tämä on käyttökelpoisempi lopputulos kuin yleinen toteamus:
Kokousten tehokkuutta pitää parantaa.
Arvioi myös johtajan oma toiminta
Johtajan on helppo arvioida, miten tiimi onnistui. Vaikeampaa on tarkastella omaa vaikutusta tilanteeseen.
Nopeassa itsearvioinnissa johtajan kannattaa kysyä:
- Olinko ilmaissut tavoitteen riittävän selkeästi?
- Annoinko ihmisille mahdollisuuden tuoda eri näkökulmat esille?
- Teinkö päätöksen oikeaan aikaan?
- Oliko vastuu toimeenpanosta selkeä?
- Puutuinko liikaa toteutuksen yksityiskohtiin?
- Jätinkö jonkin olennaisen asian käsittelemättä?
- Miten oma toimintani vaikutti tiimin käyttäytymiseen?
Itsearviointi ei tarkoita perusteetonta itsensä syyttämistä.
Sen tarkoituksena on tunnistaa, mitä johtaja voi omalla toiminnallaan vahvistaa, muuttaa tai lopettaa.
Esimerkki: johtoryhmän kokous ei tuota päätöstä
Johtoryhmän tavoitteena oli päättää uuden palvelun käyttöönoton aikataulusta ja resursseista.
Kokouksen jälkeen johtaja tekee lyhyen itsearvioinnin.
Mitä oli tarkoitus saada aikaan?
- päättää käyttöönoton ajankohta
- sopia tarvittavista henkilöstöresursseista
- nimetä toteutuksen vastuuhenkilö.
Mitä tapahtui?
- projektin tilannetta käsiteltiin laajasti
- osallistujat esittivät useita riskejä
- aikataulusta ei päätetty
- resurssikysymys siirrettiin seuraavaan kokoukseen
- vastuuhenkilöä ei nimetty.
Miksi näin tapahtui?
- päätettävät asiat eivät näkyneet esityslistassa
- osallistujilla oli erilainen käsitys hankkeen valmiudesta
- johtaja ei katkaissut yksityiskohtiin ajautunutta keskustelua
- päätökseen tarvittavat resurssitiedot puuttuivat.
Mitä muutetaan?
- päätösehdotus ja resurssivaihtoehdot valmistellaan ennen seuraavaa kokousta
- kokous aloitetaan päätettävistä asioista
- tilanneraportointi toimitetaan ennakkoon
- johtaja varmistaa, että jokaiselle päätökselle nimetään vastuuhenkilö.
Muutaman minuutin arviointi tuottaa konkreettisen muutoksen seuraavaan kokoukseen.
Tee oppimisesta näkyvää
Itsearvioinnin arvo jää vähäiseksi, jos oppi säilyy vain johtajan mielessä.
Tärkeimmät havainnot kannattaa kirjata lyhyesti:
- mitä opittiin
- mitä muutetaan
- kuka vastaa
- milloin vaikutus arvioidaan.
Kirjaamisen ei tarvitse tarkoittaa pitkää raporttia.
Yksi kokousmuistion kohta, projektitaulun tehtävä tai johtajan oma merkintä voi riittää.
Jos sama havainto toistuu useissa arvioinneissa, kyse ei ehkä enää ole yksittäisestä virheestä. Se voi osoittaa laajemman ongelman esimerkiksi:
- osaamisessa
- vastuissa
- prosesseissa
- resursseissa
- päätösvallassa
- johtamisen rakenteissa.
Säännölliset jälkiarvioinnit voivat auttaa organisaatiota tunnistamaan toistuvia havaintoja ja muuttamaan ne kehittämistoimiksi sen sijaan, että opit jäisivät irrallisiksi.
Mitä hyötyä nopeasta itsearvioinnista on?
Nopea itsearviointi auttaa:
- muuttamaan kokemuksen oppimiseksi
- tunnistamaan onnistumisen todelliset syyt
- ehkäisemään samojen virheiden toistumista
- korjaamaan toimintaa nopeasti
- vahvistamaan johtajan itsetuntemusta
- tekemään hyvistä käytännöistä toistettavia
- seuraamaan päätösten ja toiminnan vaikutuksia
- rakentamaan jatkuvan parantamisen kulttuuria.
Työkalun arvo ei synny arvioinnin pituudesta.
Arvo syntyy siitä, että arviointi tehdään rehellisesti ja sen perusteella muutetaan toimintaa.
Johtajan arviointikysymykset
Kun tehtävä, kokous tai päätöstilanne päättyy, kysy:
- Mitä oli tarkoitus saada aikaan?
- Mitä todella tapahtui?
- Mikä onnistui ja miksi?
- Mikä ei onnistunut ja miksi?
- Mitä tietoa tai osaamista meiltä puuttui?
- Miten oma johtamiseni vaikutti lopputulokseen?
- Mitä jatkamme?
- Mitä muutamme?
- Kuka toteuttaa muutoksen?
- Milloin arvioimme, paransiko muutos toimintaa?
Yhteenveto
Kokemus ei yksin takaa kehittymistä.
Oppiminen syntyy, kun johtaja ja tiimi pysähtyvät vertaamaan tavoitetta toteutuneeseen toimintaan, tunnistavat tapahtumien syyt ja muuttavat havainnon seuraavaksi teoksi.
Nopea itsearviointi etenee neljän kysymyksen avulla:
Mitä oli tarkoitus saada aikaan?
Mitä todella tapahtui?
Miksi toiminta eteni näin?
Mitä muutamme seuraavalla kerralla?
Johtajan oppaassa nopea itsearviointi muutetaan käytännön työkaluksi, jota voidaan käyttää muutamassa minuutissa kokouksen, päätöksen, harjoituksen tai muun tärkeän tilanteen jälkeen.
Kirjoittaja: Hannu Hyppönen on eversti evp., yleisesikuntaupseeri ja johtamisvalmentaja. Hänellä on yli 30 vuoden kokemus strategisesta, operatiivisesta ja taktisesta johtamisesta sekä kansainvälisistä organisaatioiden muutoshankkeista.