Tässä Johtajan oppaan työkalun 5 artikkelissa; Johtajan tahto kuvataan tehtäväjohtamisen käytännön välineenä: johtaja määrittää tarkoituksen, halutun lopputuloksen ja toiminnan kannalta keskeiset asiat, mutta jättää toteutustapaan riittävästi vapautta.
Suunnitelmat muuttuvat. Tilanne kehittyy eri tavalla kuin ennakoitiin, resurssit vähenevät tai käytettävissä oleva tieto osoittautuu puutteelliseksi.
Tällöin yksityiskohtaiset toimintaohjeet eivät välttämättä enää sovi tilanteeseen.
Tiimin pitää silti pystyä jatkamaan toimintaa.
Johtajan keskeinen kysymys on:
Mikä on haluttu lopputulos, ja mitä jokaisen pitää ymmärtää päätöksen toteuttamisesta?
Johtajan tahto antaa toiminnalle tarkoituksen ja suunnan. Se auttaa ihmisiä tekemään tilanteen mukaisia ratkaisuja myös silloin, kun alkuperäistä suunnitelmaa ei voida toteuttaa sellaisenaan.
Pelkkä tehtävä ei kerro, miksi toimitaan
Johtaja voi antaa selkeän tehtävän:
- ota uusi toimintamalli käyttöön
- valmistele asiakastilaisuus
- vähennä kustannuksia
- paranna toimitusvarmuutta
- käynnistä uusi projekti.
Tehtävä kertoo, mitä pitää tehdä. Se ei vielä välttämättä kerro:
- miksi tehtävä on tärkeä
- mitä sillä halutaan saada aikaan
- mikä on onnistumisen kannalta ratkaisevaa
- mistä voidaan joustaa
- miltä onnistunut lopputulos näyttää.
Kun nämä asiat jäävät epäselviksi, ihmiset alkavat helposti toteuttaa annettua tehtävää kirjaimellisesti. Toiminta voi jatkua suunnitelman mukaan, vaikka se ei enää palvelisi alkuperäistä tavoitetta.
Johtajan tahto yhdistää tehtävän laajempaan tarkoitukseen.
Mitä johtajan tahto tarkoittaa?
Johtajan tahto on tiivis ilmaus siitä:
- miksi toimitaan
- mitkä asiat ovat onnistumisen kannalta välttämättömiä
- millainen lopputulos halutaan saavuttaa.
Yhdysvaltain maavoimien doktriinissa commander’s intent muodostuu toiminnan tarkoituksesta, keskeisistä tehtävistä ja halutusta loppuasetelmasta. Tarkoitus selittää, miksi tehtävä toteutetaan, ja loppuasetelma kuvaa olosuhteet, joiden vallitessa toiminta voidaan katsoa onnistuneeksi. (Army Publishing Directorate)
Johtajan tahto ei ole pitkä puhe, yksityiskohtainen suunnitelma tai kaikkien tehtävien luettelo.
Sen tehtävänä on auttaa alaisia ja tiimejä vastaamaan kysymykseen:
Miten meidän pitää toimia, jos tilanne muuttuu mutta tavoite säilyy?
Tarkoitus kertoo, miksi tehtävä on tärkeä
Johtajan tahdon ensimmäinen osa on tarkoitus.
Tarkoitus ei ole sama asia kuin tehtävän toistaminen eri sanoilla.
Esimerkiksi:
Tehtävä:
Ota uusi asiakaspalvelumalli käyttöön lokakuun alkuun mennessä.
Tarkoitus:
Vähentää asiakkaiden odotusaikaa ja parantaa ongelmien ratkaisemista ensimmäisen yhteydenoton aikana.
Tarkoitus auttaa tiimiä arvioimaan ratkaisujaan. Jos jokin toimenpide nopeuttaa käyttöönottoa mutta heikentää asiakaspalvelun laatua, se ei välttämättä tue johtajan tahtoa.
Hyvin ilmaistu tarkoitus auttaa ihmisiä ymmärtämään:
- mitä vaikutusta tavoitellaan
- miksi tehtävä on tärkeä
- miten oma työ liittyy kokonaisuuteen
- mitä pitäisi suojata tilanteen muuttuessa.
Ilman tarkoitusta tiimi toteuttaa tehtävää. Tarkoituksen ymmärtäessään tiimi pystyy tavoittelemaan vaikutusta.
Keskeiset tehtävät kertovat, mikä on välttämätöntä
Johtajan tahto voi sisältää muutaman keskeisen tehtävän tai ehdon, joiden on toteuduttava tavoitteen saavuttamiseksi.
Niiden ei pidä olla kaikkien suunnitelmaan kuuluvien työvaiheiden luettelo.
Keskeisiä voivat olla esimerkiksi:
- asiakaspalvelun jatkuvuus on turvattava muutoksen aikana
- henkilöstön on osattava uusi toimintamalli ennen käyttöönottoa
- kriittisten asiakkaiden palvelutaso ei saa heikentyä
- päätöksentekovaltuuksien pitää olla selkeitä
- käyttöönoton riskit on arvioitava ennen vanhasta järjestelmästä luopumista.
Keskeiset tehtävät auttavat tiimiä tunnistamaan, mistä ei voida luopua, vaikka toteutustapaa jouduttaisiin muuttamaan.
Niitä pitäisi olla vain muutama. Jos kaikki on tärkeää, mikään ei aidosti ohjaa priorisointia.
Haluttu lopputulos kertoo, miltä onnistuminen näyttää
Johtajan tahdon kolmas osa on haluttu lopputulos.
Se kuvaa tilannetta tehtävän suorittamisen jälkeen.
Hyvä lopputulos ei ole pelkkä suorite:
Uusi toimintamalli on otettu käyttöön.
Parempi lopputulos kuvaa saavutettua vaikutusta:
Henkilöstö käyttää uutta toimintamallia itsenäisesti, asiakaspalvelun jatkuvuus on turvattu ja asiakkaiden odotusaika on lyhentynyt.
Halutun lopputuloksen pitää auttaa tiimiä arvioimaan:
- olemmeko etenemässä oikeaan suuntaan
- onko tehtävä todella valmis
- mitä vaikutuksia vielä puuttuu
- voidaanko toteutustapaa muuttaa tavoitetta vaarantamatta.
Johtajan tahdon pitää olla niin selkeä, että ihmiset voivat käyttää sitä omien ratkaisujensa arviointiperusteena.
Johtajan tahto mahdollistaa toimintavapauden
Tehtäväjohtaminen perustuu keskitettyyn suuntaan ja hajautettuun toteutukseen. Johtaja määrittää tavoitteen ja toiminnan rajat, mutta päätöksiä tehdään mahdollisimman lähellä tilannetta.
Britannian puolustusdoktriinissa tehtäväjohtaminen kuvataan hajautetun johtamisen filosofiana, joka edistää aloitekykyä ja toimintavapautta ylemmän johtajan tahdon saavuttamiseksi. (Hallituksen julkaisut)
Toimintavapaus ei tarkoita, että jokainen toimii haluamallaan tavalla.
Se edellyttää:
- yhteistä ymmärrystä
- selkeää tavoitetta
- määritettyjä vastuita
- riittäviä resursseja
- sovittuja rajoja
- luottamusta
- valmiutta raportoida olennaisista muutoksista.
Johtajan tahto toimii näiden tekijöiden yhdistävänä perustana.
Kun ihmiset ymmärtävät tarkoituksen ja halutun lopputuloksen, heidän ei tarvitse pyytää lupaa jokaiseen yksityiskohtaiseen ratkaisuun.
Johtajan tahto ei korvaa päätöstä
Johtajan tahto ei saa jäädä yleiseksi kannustukseksi, kuten:
- toimitaan asiakaslähtöisesti
- tehdään parhaamme
- pidetään laatu korkealla
- onnistutaan yhdessä
- viedään muutos maaliin.
Tällaiset ilmaukset voivat olla myönteisiä, mutta ne eivät yleensä auta tekemään vaikeita valintoja.
Johtajan tahdon pitää liittyä tiettyyn tehtävään tai tilanteeseen. Sen tulee kertoa, mitä halutaan saavuttaa ja mikä on tärkeintä, jos kaikkea ei voida tehdä.
Johtajan pitää lisäksi tehdä varsinainen päätös:
- mitä tehdään
- kuka vastaa
- milloin toimitaan
- millä resursseilla
- missä rajoissa päätöstä toteutetaan.
Johtajan tahto antaa päätökselle merkityksen ja auttaa soveltamaan sitä muuttuvassa tilanteessa.
Esimerkki: palvelun käyttöönotto viivästyy
Organisaatio on päättänyt ottaa uuden digitaalisen palvelun käyttöön kuukauden lopussa.
Johtajan alkuperäinen ohje on:
Uusi palvelu otetaan käyttöön kaikissa yksiköissä 30. syyskuuta.
Kaksi viikkoa ennen määräaikaa käy ilmi, ettei henkilöstön koulutusta ehditä toteuttaa kaikissa yksiköissä.
Jos tiimi tuntee vain alkuperäisen aikataulun, se voi yrittää toteuttaa käyttöönoton hinnalla millä hyvänsä.
Johtajan tahto voisi olla:
Tarkoitus: Uudistaa palvelu niin, että asiakkaiden asiointi nopeutuu ja henkilöstö pystyy ratkaisemaan asiat nykyistä itsenäisemmin.
Keskeiset tehtävät: Asiakaspalvelun jatkuvuus on turvattava, henkilöstön on hallittava uusi toimintamalli ja kriittiset tekniset riskit on ratkaistava.
Haluttu lopputulos: Uusi palvelu on käytössä, henkilöstö kykenee käyttämään sitä itsenäisesti eikä asiakkaiden palvelutaso ole heikentynyt siirtymän aikana.
Tämän perusteella tiimi voi esittää vaiheittaista käyttöönottoa. Alkuperäinen toteutustapa muuttuu, mutta tavoiteltu vaikutus säilyy.
Mistä tunnistaa hyvän johtajan tahdon?
Hyvä johtajan tahto on:
- selkeä: ihmiset ymmärtävät sen samalla tavalla
- tiivis: se voidaan muistaa ilman asiakirjaa
- tarkoituksellinen: se kertoo, miksi toimitaan
- priorisoiva: se osoittaa, mikä on tärkeintä
- tuloshakuinen: se kuvaa halutun vaikutuksen
- sovellettava: sitä voidaan käyttää muuttuvassa tilanteessa
- realistinen: se vastaa käytettävissä olevia voimavaroja.
Hyvä testi on kysyä tiimin jäseniltä erikseen:
Mitä tavoittelemme, miksi se on tärkeää ja mistä voimme tarvittaessa joustaa?
Jos vastaukset poikkeavat merkittävästi toisistaan, johtajan tahtoa pitää selventää.
Mitä hyötyä johtajan tahdosta on?
Selkeä johtajan tahto auttaa:
- nopeuttamaan päätöksentekoa
- vähentämään jatkuvan ohjauksen tarvetta
- vahvistamaan oma-aloitteisuutta
- yhdistämään eri yksiköiden toimintaa
- priorisoimaan rajallisia resursseja
- mukauttamaan suunnitelmaa tilanteen muuttuessa
- säilyttämään toiminnan suunnan häiriöissä
- arvioimaan vaihtoehtoja yhteisin perustein.
Selkeästi ilmaistu johtajan tahto auttaa organisaatiota mukauttamaan suunnitelmaa myös silloin, kun toiminta ei etene odotetulla tavalla. Yhdysvaltain armeijan koulutusaineistossa sen merkitystä korostetaan juuri siksi, että ihmiset ymmärtävät, miksi tehtävä toteutetaan ja mitä johtaja odottaa tilanteen muuttuessa. (Army University Press)
Johtajan arviointikysymykset
Kun määrität johtajan tahtoa, kysy:
- Miksi tämä tehtävä on tärkeä?
- Mitä vaikutusta tavoittelemme?
- Mitkä asiat ovat onnistumisen kannalta välttämättömiä?
- Mistä voidaan tarvittaessa joustaa?
- Miltä onnistunut lopputulos näyttää?
- Mitä tiimin pitää ymmärtää voidakseen toimia itsenäisesti?
- Mitkä päätökset voidaan tehdä alemmalla tasolla?
- Mitkä rajat ja resurssit pitää määrittää?
- Osaako tiimi kuvata tavoitteen omin sanoin?
Yhteenveto
Johtajan tahto antaa päätökselle tarkoituksen, suunnan ja tavoiteltavan lopputuloksen.
Se ei kerro kaikkia työvaiheita. Se kertoo, miksi toimitaan, mikä on onnistumisen kannalta välttämätöntä ja miltä onnistunut lopputulos näyttää.
Selkeä johtajan tahto auttaa tiimiä:
ymmärtämään tavoitteen, tekemään tilanteen mukaisia ratkaisuja ja jatkamaan toimintaa ilman jatkuvaa ohjausta.
Johtajan oppaassa johtajan tahto muutetaan käytännön työkaluksi, jolla tarkoitus, keskeiset tehtävät ja haluttu lopputulos voidaan määrittää tiiviisti ennen päätöksen toimeenpanoa.
Kirjoittaja: Hannu Hyppönen on eversti evp., yleisesikuntaupseeri ja johtamisvalmentaja. Hänellä on yli 30 vuoden kokemus strategisesta, operatiivisesta ja taktisesta johtamisesta sekä kansainvälisistä organisaatioiden muutoshankkeista.