Miten johtaa ja tehdä päätöksiä paineen alla?
Johtaminen paineen alla on yksi johtajan vaikeimmista tehtävistä. Aikaa on vähän, tieto on puutteellista ja tilanne voi muuttua nopeasti.
Sotilasorganisaatioissa tällaisiin tilanteisiin varaudutaan koulutuksella, harjoittelulla ja selkeillä toimintamalleilla. Tarkoituksena ei ole poistaa epävarmuutta, vaan mahdollistaa toiminta siitä huolimatta.
Johtajan keskeinen taito on tunnistaa, millaista johtamista ja päätöksentekoa tilanne edellyttää. Yksinkertaistettuna käytettävissä on kuusi erilaista toimintatapaa.
1. Automaattinen toimintamalli
Ensimmäinen toimintatapa ei varsinaisesti ole päätöksentekoa. Se on ennalta sovittu ja harjoiteltu toimintamalli, joka käynnistyy tilanteen vaatimalla tavalla.
Kun tilanne on tunnistettavissa ja toimintamalli on harjoiteltu, ihmiset voivat toimia nopeasti ilman erillistä päätöstä. Sotilaallisessa tilanteessa tämä voi tarkoittaa välitöntä suojautumista.
Organisaatioissa vastaavia toimintamalleja ovat esimerkiksi:
- turvallisuusprotokollat
- kriisiviestinnän käynnistäminen
- tietoturvapoikkeaman ensitoimet
- toiminnan jatkuvuuden varmistaminen.
Hyvin harjoitellut toimintamallit vähentävät kuormitusta ja vapauttavat johtajan huomion tilanteen ratkaiseviin kysymyksiin.
2. Johtajan oma esimerkki
Johtajan esimerkki, oma toiminta ohjaa ryhmän käyttäytymistä erityisesti epävarmassa tilanteessa.
Ihmiset tarkkailevat johtajaa:
- miten hän reagoi
- mihin hän kiinnittää huomionsa
- mitä hän pitää tärkeänä
- säilyttääkö hän toimintakykynsä.
Johtajan käyttäytyminen voi rauhoittaa tilanteen ja vahvistaa luottamusta. Vastaavasti hätiköinti, epäjohdonmukaisuus tai vetäytyminen voivat lisätä epävarmuutta.
Paineen alla johtajan toiminta on usein vahvempi viesti kuin hänen sanansa.
3. Keskitetty päätös
Joissakin tilanteissa tarvitaan välitön ja yksiselitteinen ratkaisu. Johtaja tekee päätöksen, määrittää toiminnan ja antaa selkeän käskyn.
Keskitetty päätös toimii erityisesti silloin, kun:
- aikaa on vähän
- vaihtoehtoja on rajallisesti
- toiminta on sovitettava nopeasti yhteen
- päätöksen viivästyminen aiheuttaisi lisävahinkoa.
Tällaisessa tilanteessa hyvän päätöksen on oltava selkeä, lyhyt ja ymmärrettävä.
Täydellisen ratkaisun etsiminen voi olla vaarallisempaa kuin riittävän hyvän päätöksen tekeminen ajoissa.
4. Nopea tilannearvio
Kaikkiin tilanteisiin ei ole valmista toimintamallia, mutta aikaa ei välttämättä ole myöskään perusteelliseen analyysiin.
Silloin johtajan on muodostettava nopeasti riittävä tilanneymmärrys. Arvio voidaan pelkistää kolmeen kysymykseen:
- Mikä on tilanne?
- Mikä on tärkein tehtävä?
- Mikä on seuraava järkevä askel?
Tavoitteena ei ole täydellinen analyysi. Tavoitteena on riittävän hyvä päätös riittävän nopeasti.
Ensimmäisen päätöksen ei tarvitse ratkaista kaikkea. Sen on vietävä tilannetta oikeaan suuntaan ja tuotettava lisää tietoa seuraavaa päätöstä varten.
5. Tehtäväjohtaminen
Tehtäväjohtaminen perustuu yhteiseen ymmärrykseen, selkeään tarkoitukseen ja keskinäiseen luottamukseen.
Johtaja määrittää:
- tehtävän tarkoituksen
- tavoiteltavan lopputuloksen
- tärkeimmät prioriteetit
- toiminnan rajat.
Tämän jälkeen alajohtajille ja asiantuntijoille annetaan riittävä toimintavapaus päättää, miten tehtävä toteutetaan.
Tehtäväjohtaminen mahdollistaa nopeamman toiminnan, paikallisen tilanneymmärryksen hyödyntämisen ja asiantuntijoiden oma-aloitteisuuden.
Se toimii erityisen hyvin monimutkaisissa ja nopeasti muuttuvissa tilanteissa, joissa ylin johtaja ei voi nähdä tai ratkaista kaikkea itse.
6. Päätös kuuluu jollekin toiselle
Kaikki tilanteet eivät edellytä johtajan omaa päätöstä.
Ratkaisu voi olla:
- delegoitu päätös
- asiantuntijan tekemä päätös
- paikallisesti tehtävä ratkaisu
- ryhmän yhdessä muodostama toimintatapa.
Johtaja tekee virheen, jos hän yrittää ratkaista kaikki asiat itse. Se hidastaa toimintaa, kuormittaa johtoa ja vähentää muiden vastuunkantoa.
Hyvä johtaja tunnistaa, kuka on oikea henkilö tekemään päätöksen ja millä tasolla päätös kannattaa tehdä.
Päätösvallan siirtäminen ei tarkoita johtamisvastuusta luopumista. Johtajan tehtävänä on edelleen varmistaa yhteinen suunta, tarkoitus ja päätöksenteon rajat.
Ratkaiseva kysymys
Johtamisen haasteena ei ole ainoastaan oikean päätöksen tekeminen. Ensin on tunnistettava, millaista päätöksentekoa tilanne vaatii.
Kysymys ei siis ole vain:
Mikä on oikea päätös?
Johtajan kannattaa kysyä myös:
Mikä tapa johtaa ja tehdä päätös toimii tässä tilanteessa parhaiten?
Lopuksi
Paineen alla toimiva organisaatio tarvitsee kaikkia kuutta toimintatapaa:
- harjoiteltuja toimintamalleja
- johtajan rauhallista esimerkkiä
- selkeitä keskitettyjä päätöksiä
- nopeaa tilannearviointia
- tehtäväjohtamista
- päätösvallan tarkoituksenmukaista jakamista.
Yhtä johtamistapaa ei pidä käyttää kaikissa tilanteissa. Johtajan ammattitaito näkyy kykynä vaihtaa toimintatapaa tilanteen vaatimusten mukaisesti.
Kun toimintatavat tunnistetaan ja niitä harjoitellaan etukäteen, päätöksenteko muuttuu selkeämmäksi, nopeammaksi ja johdonmukaisemmaksi.
Valmennan johtajia ja organisaatioita soveltamaan sotilasjohtamisen parhaita käytäntöjä siviilijohtamiseen – erityisesti tilanteissa, joissa päätökset on tehtävä nopeasti, puutteellisen tiedon varassa ja paineen alla.
Kirjoittaja: Hannu Hyppönen on eversti evp., yleisesikuntaupseeri ja johtamisvalmentaja. Hänellä on yli 30 vuoden kokemus strategisesta, operatiivisesta ja taktisesta johtamisesta sekä kansainvälisistä organisaatioiden muutoshankkeista.