Tässä Johtajan oppaan 1.työkalun artikkelissa: Kriittiset tietotarpeet tarkastellaan, mikä tieto on oleellista päätösten tekemiseen.
Johtajalta puuttuu harvoin kokonaan tietoa. Tavallisempi ongelma on, että tietoa on liikaa, se on hajallaan tai sen merkitystä päätöksenteolle ei ole määritetty.
Raportteja, mittareita, viestejä ja arvioita voi olla saatavilla enemmän kuin koskaan. Silti päätös viivästyy, koska kukaan ei ole vastannut tärkeimpään kysymykseen:
Mitä meidän on tiedettävä voidaksemme tehdä päätöksen?
Kriittiset tietotarpeet auttavat johtajaa ja tiimiä suuntaamaan huomion niihin muutoksiin, tapahtumiin ja havaintoihin, joilla on todellista vaikutusta päätökseen tai toimintaan.
Enemmän tietoa ei automaattisesti paranna tilannekuvaa
Tilannekuva ei ole kokoelma kaikkea mahdollista tietoa. Se on johtamisen kannalta tarkoituksenmukainen käsitys siitä:
- mitä on tapahtumassa
- mikä tilanteessa on muuttunut
- mitä muutos merkitsee
- mihin päätökseen tai toimintaan se vaikuttaa.
Ilman selkeitä tietotarpeita organisaatio voi käyttää paljon aikaa sellaisen tiedon keräämiseen, joka ei muuta päätöstä millään tavalla.
Samalla jokin ratkaiseva mutta heikko signaali voi jäädä huomaamatta.
Johtajan tehtävänä ei siten ole pyytää kaikkea mahdollista tietoa. Hänen on määritettävä, mikä tieto on juuri tässä tilanteessa kriittistä.
Mitä kriittiset tietotarpeet tarkoittavat?
Sotilasjohtamisessa käytetään käsitettä Commander’s Critical Information Requirements, CCIR. Sen tarkoituksena on keskittää tiedonhankinta ja raportointi niihin kysymyksiin, joiden vastaukset johtaja tarvitsee tehdäkseen oikea-aikaisia päätöksiä.
Tietotarpeet eivät ole yleisiä kiinnostuksen kohteita tai pysyviä raportointivaatimuksia. Ne liittyvät tiettyyn tilanteeseen, tavoitteeseen ja päätökseen.
Yhdysvaltain maavoimien käytännöissä tiedusteluvaatimukset muotoillaan kysymyksiksi, joiden vastaukset ovat johtajan päätöksenteolle tärkeimpiä. Niitä tarkennetaan havaittaviksi merkeiksi ja yksittäisiksi tietotarpeiksi, jotta organisaatio tietää, mitä sen pitää seurata. Hyvin laaditut kysymykset auttavat vähentämään yllätyksiä, tunnistamaan mahdollisuuksia ja tekemään päätökset ajoissa.
Sama periaate toimii yrityksissä, projekteissa ja johtoryhmissä.
Tietotarve alkaa päätöksestä
Hyvä kriittinen tietotarve ei ala kysymyksestä:
Mitä kaikkea tästä asiasta voidaan selvittää?
Se alkaa kysymyksestä:
Minkä päätöksen joudumme mahdollisesti tekemään?
Kun päätös on tunnistettu, voidaan määrittää, mikä muutos tai havainto käynnistää päätöksenteon.
Esimerkiksi:
- Milloin toimitusviive edellyttää vaihtoehtoisen toimittajan käyttöönottoa?
- Mikä muutos asiakaskysynnässä edellyttää kapasiteetin lisäämistä?
- Milloin projektin kustannuskehitys edellyttää laajuuden muuttamista?
- Mikä havainto osoittaa, ettei nykyinen toimintatapa enää tuota tavoiteltua tulosta?
- Milloin henkilöstön kuormitus alkaa vaarantaa toiminnan jatkuvuuden?
Näissä kysymyksissä tieto liittyy suoraan päätökseen. Sen vuoksi myös tiedon keräämisen tarkoitus on kaikille selkeä.
Hyvä tietotarve ohjaa havaitsemaan muutoksen
Kriittisen tietotarpeen pitää auttaa tunnistamaan muutos riittävän ajoissa.
Huono tietotarve on liian yleinen:
Miten projekti etenee?
Parempi tietotarve kohdistuu päätöksen kannalta olennaiseen muutokseen:
Mitkä tehtävät ovat viivästyneet niin paljon, että tavoiteaika ei enää toteudu nykyisillä resursseilla?
Huono tietotarve tuottaa helposti pitkän tilanneraportin. Hyvä tietotarve auttaa tunnistamaan, milloin johtajan on arvioitava tilanne uudelleen ja tehtävä päätös.
Oleellista on yhdistää kolme asiaa:
- seurattava muutos tai tapahtuma
- päätös, johon havainto vaikuttaa
- ajankohta, jolloin tieto tarvitaan.
Tietotarpeet muodostetaan yhdessä
Johtaja määrittää, mihin päätöksiin tietoa tarvitaan. Hän ei kuitenkaan välttämättä yksin tunnista kaikkia merkkejä, riippuvuuksia ja riskejä.
Siksi tietotarpeiden muodostamiseen kannattaa ottaa mukaan ne ihmiset, joilla on:
- paras asiantuntemus seurattavasta asiasta
- pääsy tarvittavaan tietoon
- vastuu tilanteen analysoinnista
- vastuu päätöksen toimeenpanosta.
Yhteinen työskentely parantaa kysymysten laatua. Se auttaa myös varmistamaan, että tietotarpeet voidaan muuttaa käytännössä havaittaviksi asioiksi.
Yhdysvaltain maavoimien kokemuksissa asiantuntijoiden osallistuminen tietotarpeiden tarkentamiseen on parantanut kerättävän tiedon täsmällisyyttä ja käyttökelpoisuutta. Puutteellisesti määritellyt vaatimukset voivat sen sijaan tuottaa epätarkkoja vastauksia ja menetettyjä päätösmahdollisuuksia.
Esimerkki: projekti alkaa ajautua sivuun
Projektin tilanneraportissa todetaan, että kokonaisuus etenee pääosin suunnitellusti. Samalla kaksi kriittistä työvaihetta on viivästynyt ja keskeisen asiantuntijan työkuorma on kasvanut kestämättömäksi.
Ilman määritettyjä tietotarpeita havainnot voivat jäädä raportin yksityiskohdiksi.
Johtajan kannalta kriittiset kysymykset voivat olla:
- Milloin kriittisen työvaiheen viive vaarantaa seuraavan virstanpylvään?
- Milloin henkilöstöresurssien riittämättömyys edellyttää tehtävien uudelleenpriorisointia?
- Milloin asiakkaalle annettua lupausta ei enää voida toteuttaa nykyisellä suunnitelmalla?
Kun nämä kysymykset on määritetty etukäteen, organisaatio ei ainoastaan raportoi tapahtunutta. Se tunnistaa tilanteen, jossa johtajan on tehtävä päätös.
Mitä hyötyä kriittisistä tietotarpeista on?
Kriittiset tietotarpeet auttavat:
- keskittämään huomion olennaiseen
- vähentämään tarpeetonta raportointia
- tunnistamaan muutokset aikaisemmin
- yhdistämään tiedon suoraan päätöksentekoon
- määrittämään seurannan ja raportoinnin vastuut
- muodostamaan yhteisen käsityksen tilanteesta
- tekemään päätökset oikeaan aikaan.
Menetelmän arvo ei ole kysymysten määrässä. Hyvin valittu pieni joukko tietotarpeita on yleensä hyödyllisempi kuin pitkä luettelo asioista, joita organisaation pitäisi yleisesti seurata.
Johtajan arviointikysymykset
Kun tilannekuva tuntuu epäselvältä, pysähdy kysymään:
- Minkä päätöksen voimme joutua tekemään?
- Mitä meidän on tiedettävä ennen päätöstä?
- Mikä muutos käynnistää päätöksenteon?
- Miten muutos voidaan havaita riittävän ajoissa?
- Kuka seuraa asiaa ja raportoi havainnosta?
- Milloin tietotarve ei enää ole ajankohtainen?
Näihin kysymyksiin vastaaminen auttaa siirtymään yleisestä tiedon keräämisestä tarkoituksenmukaiseen tilannekuvan muodostamiseen.
Yhteenveto
Hyvä tilannekuva ei tarkoita, että johtaja tietää kaiken.
Se tarkoittaa, että johtaja ja tiimi tunnistavat ne tiedot ja muutokset, jotka vaikuttavat tavoitteeseen, päätökseen ja toimintaan.
Kriittiset tietotarpeet yhdistävät tiedon päätöksentekoon. Ne auttavat organisaatiota havaitsemaan ajoissa, milloin tilanne on muuttunut ja milloin johtajan on arvioitava suunta uudelleen.
Johtajan oppaassa kriittiset tietotarpeet muutetaan vaiheittain käytännön työkaluksi, jota voidaan käyttää yksin, tiimissä tai johtoryhmässä.
Kirjoittaja: Hannu Hyppönen on eversti evp., yleisesikuntaupseeri ja johtamisvalmentaja. Hänellä on yli 30 vuoden kokemus strategisesta, operatiivisesta ja taktisesta johtamisesta sekä kansainvälisistä organisaatioiden muutoshankkeista.
Lähteitä ja taustakirjallisuutta
- Pihamaa, Niko: Sotilaallisen kriisinhallintaoperaation tilannetietoisuuden tuottamisen toimintatapamalli kehittävän työntutkimuksen kohteen (2011-07). Maanpuolustuskorkeakoulu
- Department of the Army: ADP 5-0, The Operations Process
- Orgil, Altan: The Importance of Properly Refining Priority Intelligence Requirements for Mission Success