Miten teidän johtoryhmänne toimii?
Johtoryhmän kokouksissa käsitellään tärkeitä asioita, mutta päätökset jäävät joskus epäselviksi, vaihtoehdot puutteellisiksi ja toimeenpano hajanaiseksi. Keskustelu voi olla laadukasta, mutta ilman selkeää rakennetta se ei aina johda päätöksiin, vastuisiin ja seurantaan. Silloin johtoryhmä ei hyödynnä koko potentiaaliaan. Tässä artikkelissa tarkastellaan, mitä johtoryhmät voivat oppia esikuntatyön tavasta tuottaa tilannekuvaa, vaihtoehtoja, päätöksiä ja toimeenpanoa.
Sotilasorganisaatioiden esikuntatyöskentely tarjoaa hyödyllisiä oppeja. Esikunnan tehtävä ei ole vain käsitellä tietoa. Sen tehtävä on tukea johtajaa päätöksenteossa, valmistella vaihtoehtoja ja varmistaa, että päätökset muuttuvat toiminnaksi. Samaa ajattelua voidaan soveltaa myös yrityksissä, kunnissa, järjestöissä ja asiantuntijaorganisaatioissa.
Keskeinen kysymys on: Miten johtoryhmä voi toimia niin, että se ei vain keskustele asioista, vaan tuottaa selkeyttä, päätöksiä ja vaikutusta?
Johtoryhmä tarvitsee yhteisen tilannekuvan
Päätöksenteko alkaa tilannekuvasta. Jos johtoryhmän jäsenillä on eri käsitys nykytilasta, ongelmista, riskeistä tai tavoitteista, päätöksistä tulee helposti hajanaisia.
Yhteinen tilannekuva ei tarkoita sitä, että kaikki tietävät kaiken. Se tarkoittaa, että johtoryhmällä on riittävän yhtenäinen käsitys siitä:
- missä olemme nyt
- mikä on olennaista
- mikä on muuttunut
- mitkä asiat vaativat päätöksiä
- mitä tapahtuu, jos emme toimi
Esikuntatyöskentelyssä tilannekuvaa rakennetaan jatkuvasti. Sama periaate toimii johtoryhmässä. Tilannekuva ei ole kerran kuukaudessa näytettävä raportti, vaan johtamisen perusta.
Johtoryhmän tehtävä ei ole vain seurata, vaan valmistella päätöksiä
Monessa organisaatiossa johtoryhmän kokoukset painottuvat siihen, mitä on jo tapahtunut. Tämä on tärkeää, mutta se ei yksin riitä.
Johtoryhmän pitäisi käyttää enemmän aikaa tulevaan:
- mitä on kehittymässä
- mitä vaihtoehtoja meillä on
- mitä päätöksiä pitää tehdä
- mitä riskejä pitää hallita
- mitä pitää toimeenpanna seuraavaksi
Esikuntamainen työskentely tuo johtoryhmään valmistelun kuria. Hyvä valmistelu ei tarkoita raskaita muistioita, vaan sitä, että päätettävät asiat tuodaan johtoryhmään selkeästi jäsennettyinä.
Päätösesityksessä pitäisi näkyä ainakin:
- mikä on päätettävä asia
- miksi asia on tärkeä juuri nyt
- mitkä ovat vaihtoehdot
- mitä vaikutuksia vaihtoehdoilla on
- mitä suositellaan
- mitä päätöksen jälkeen tapahtuu
Tämä muuttaa kokouksen luonnetta. Johtoryhmä ei aloita ajattelua tyhjästä, vaan arvioi valmisteltuja vaihtoehtoja ja tekee päätöksiä.
Hyvä johtoryhmä tuottaa vaihtoehtoja, ei vain ongelmia
Yksi esikuntatyöskentelyn keskeinen oppi on vaihtoehtojen tuottaminen. Johtajan tai johtoryhmän päätöksenteko vaikeutuu, jos pöydälle tuodaan vain ongelma ilman ratkaisuvaihtoehtoja.
Hyvä valmistelu vastaa kysymykseen:
Mitä voimme tehdä?
Vaihtoehtojen ei tarvitse olla täydellisiä. Usein riittää 2–3 realistista vaihtoehtoa:
- nopea ratkaisu
- varovaisempi ratkaisu
- vaikuttavampi mutta enemmän resursseja vaativa ratkaisu
Johtoryhmän tehtävä on arvioida, mikä vaihtoehto vastaa parhaiten tavoitteeseen, tilanteeseen ja käytettävissä oleviin resursseihin.
Tämä parantaa päätöksenteon laatua ja nopeutta. Samalla se vähentää tilannetta, jossa asioista keskustellaan pitkään ilman selkeää etenemistä.
Päätöksenteossa aika on myös resurssi
Esikuntatyöskentelyssä yksi tärkeä periaate on se, että päätös pitää saada ajoissa toimeenpanoon. Täydellinen suunnitelma, joka valmistuu liian myöhään, voi olla käytännössä hyödytön.
Sama pätee johtoryhmätyöhön.
Jos päätöstä lykätään jatkuvasti lisätiedon, lisävalmistelun tai täydellisen varmuuden vuoksi, organisaation toimintakyky heikkenee. Aina ei tarvita täydellistä ratkaisua. Usein tarvitaan riittävän hyvä päätös, joka voidaan panna toimeen ja jota voidaan tarvittaessa korjata.
Hyvä nyrkkisääntö on:
Päätökselle pitää jättää toimeenpanoaikaa.
Jos koko aika käytetään analyysiin, valmisteluun ja keskusteluun, toimeenpano jää kiireiseksi, epäselväksi tai puutteelliseksi.
Johtoryhmän työskentelyn pitää tuottaa selkeitä toimeksiantoja
Päätös ei vielä muuta mitään. Vasta toimeenpano muuttaa toimintaa.
Siksi jokaisen johtoryhmän päätöksen jälkeen pitää olla selvää:
- mitä päätettiin
- kuka vastaa
- ketkä osallistuvat
- mikä on aikaraja
- mitä resursseja käytetään
- miten etenemistä seurataan
- milloin asia palaa johtoryhmään
Ilman näitä päätös jää helposti kokousmuistioon. Silloin organisaatio voi luulla, että asia on ratkaistu, vaikka todellisuudessa toimeenpano ei ole alkanut.
Esikuntatyöskentelyn vahvuus on siinä, että päätös kytketään välittömästi toimeenpanoon. Sama periaate kannattaa tuoda johtoryhmätyöhön.
Käytännön malli johtoryhmälle
Johtoryhmä voi hyödyntää esikuntatyön periaatteita kevyellä ja käytännöllisellä mallilla.
1. Aloita tilannekuvasta
Mikä on muuttunut?
Mikä on olennaista?
Mikä vaatii johtoryhmän huomiota?
Mikä voi kehittyä ongelmaksi seuraavaksi?
2. Tunnista päätettävät asiat
Mitkä asiat vaativat päätöksen?
Mitkä asiat ovat vain tiedoksi?
Mitkä asiat voidaan ratkaista muualla kuin johtoryhmässä?
3. Valmistele vaihtoehdot
Mitä eri vaihtoehtoja on?
Mitä hyötyjä, riskejä ja vaikutuksia niillä on?
Mikä on valmistelijan suositus?
4. Tee päätös
Mitä päätetään nyt?
Mitä jätetään myöhemmäksi?
Mitä tietoa vielä tarvitaan?
Mitä oletuksia päätökseen liittyy?
5. Anna toimeksianto
Kuka tekee?
Mihin mennessä?
Millä resursseilla?
Miten eteneminen raportoidaan?
6. Seuraa vaikutuksia
Mitä tapahtui päätöksen jälkeen?
Tuottiko päätös halutun vaikutuksen?
Pitääkö suuntaa muuttaa?
Mitä opimme seuraavaa päätöstä varten?
Johtoryhmän tehokkuus näkyy kokouksen jälkeen
Johtoryhmän onnistumista ei pidä arvioida vain sillä, oliko kokous hyvä. Tärkeämpää on kysyä, mitä kokouksen jälkeen tapahtui.
Hyvä johtoryhmätyö näkyy siinä, että organisaatio ymmärtää suunnan, päätökset muuttuvat toiminnaksi ja kriittiset asiat etenevät. Johtoryhmä ei ole pelkkä keskustelufoorumi, vaan organisaation päätöksenteon ja toimeenpanon moottori.
Kun johtoryhmä toimii esikuntamaisesti parhaassa merkityksessä, se ei lisää byrokratiaa. Se lisää selkeyttä.
Johtopäätös
Esikuntatyöskentelyn tärkein oppi johtoryhmille on yksinkertainen: hyvä johtaminen vaatii tilannekuvaa, valmistelua, vaihtoehtoja, päätöksiä ja toimeenpanoa.
Johtoryhmän tehtävä ei ole käsitellä kaikkea. Sen tehtävä on keskittyä olennaiseen ja varmistaa, että organisaatio kykenee toimimaan oikeaan suuntaan.
Kun johtoryhmä työskentelee kurinalaisesti, päätöksenteko nopeutuu, vastuut selkeytyvät ja toimeenpano vahvistuu.
Haluatko kehittää johtoryhmäsi päätöksentekoa ja toimeenpanoa?
Valmennus Hannu Hyppönen auttaa johtoryhmiä, esihenkilöitä ja tiimejä kehittämään tilannekuvaa, päätöksentekoa ja toimeenpanokykyä epävarmuudessa.
Valmennuksissa sovelletaan sotilasjohtamisen ja esikuntatyöskentelyn parhaita käytäntöjä siviiliorganisaatioiden tarpeisiin.
Tutustu palveluihin, lataa Johtajan opas tai varaa keskustelu, jos haluat parantaa johtoryhmäsi kykyä tehdä päätöksiä ja viedä ne käytäntöön.