Monessa PK-yrityksessä arki näyttää ulospäin tehokkaalta. Kalenterit ovat täynnä, asiakasprojekteja viedään eteenpäin, viesteihin vastataan nopeasti ja ihmiset tekevät paljon töitä. Silti pinnan alla voi kasvaa tuttu johtamisen ongelma: asioista keskustellaan, mutta yhteinen tilannekuva jää epäselväksi, päätökset eivät kirkastu ja seuraavat askeleet jäävät liian usein auki.
Tämä ei yleensä johdu osaamisen puutteesta. Usein kyse on siitä, että organisaatiolta puuttuu yhteinen tapa käsitellä tilannetta: mitä oikeastaan tapahtuu, mitä se tarkoittaa ja mitä meidän pitää tehdä seuraavaksi.
Kuvitellaan 18 henkilön asiantuntijayritys, jossa toimitusjohtaja alkaa tunnistaa juuri tämän ongelman. Yrityksessä on useita asiakasprojekteja käynnissä samaan aikaan. Työtä tehdään paljon, mutta johtoryhmän keskusteluissa samat teemat palaavat uudelleen: projektien prioriteetit vaihtuvat, vastuut eivät ole aina selviä, asiakkaalle annetut lupaukset eivät kohtaa toteutuksen kapasiteettia ja henkilöstö kokee arjen kuormittavaksi.
Toimitusjohtajalle syntyy havainto:
“Meillä ei ehkä ole ongelmana se, ettemme tee tarpeeksi. Ongelma on se, että emme aina pysähdy yhdessä päättämään, mikä on olennaista, kuka vastaa ja mitä tehdään seuraavaksi.”
Ratkaisua etsiessään toimitusjohtaja lataa verkkosivuilta Johtajan oppaan. Oppaaseen perehdyttyään hän huomaa, että sen ajattelutapa vastaa juuri yrityksen tilanteeseen. Oppaassa ei tarjota vain yleisiä johtamisen periaatteita, vaan käytännön työkaluja siihen, miten tilannekuvaa rakennetaan, päätöksiä valmistellaan, vastuita selkeytetään ja toimintaa arvioidaan.
Seuraavassa johtoryhmän tapaamisessa toimitusjohtaja pyytää myös muita johtoryhmän jäseniä lataamaan Johtajan oppaan omiin kännyköihinsä. Ajatus on yksinkertainen: jos organisaatio tarvitsee yhteistä johtamisen kieltä, sen pitää olla kaikilla helposti saatavilla myös arjen tilanteissa.
Pelkkä oppaan lukeminen ei kuitenkaan vielä riitä. Toimitusjohtaja haluaa, että ajattelumalli siirtyy käytäntöön. Siksi hän tilaa yritykselle tarjouspaketin, 10 kappaletta Johtamisen pelikortteja, jotta johtoryhmällä ja keskeisillä esihenkilöillä on yhteinen väline keskustelun, päätöksenteon ja toimeenpanon tueksi.
Korttien käyttöönottoon valitaan yksi todellinen johtamisongelma:
Miten saamme asiakasprojektien johtamisen selkeämmäksi niin, että vastuut, prioriteetit ja seuraavat askeleet ovat kaikille selvät?
Tämän kysymyksen käsittelyyn johtoryhmä käyttää Johtamisen pelikorttien peruskäyttötapaa: Tilannekierros 5+1.
Mikä on Tilannekierros 5+1?
Tilannekierros 5+1 on Johtamisen pelikorttien peruskäyttötapa. Sen avulla ryhmä käsittelee yhden todellisen johtamistilanteen vaiheittain.
Korttien maat ohjaavat keskustelua:
- ♣ Risti – Havaitse
- ♠ Pata – Tulkitse
- ♦ Ruutu – Päätä
- ♥ Sydän – Toimi
- ♥ Sydän 9–Q – Arvioi
- 🃏 Jokerit – Haasta, tarkenna tai kokoa
Pakkaa ei tarvitse järjestää etukäteen. Kortit sekoitetaan ja osallistujille jaetaan 5-7 korttiaja. Pakka laitetaan keskeille pöytää. Jokainen käyttää omasta kädestään sopivan maan kortteja keskustelun eri vaiheissa. Käytetty kortti omaan pinoon – uusi kortti pakasta tilalle. Jos pelaajia on vähintään neljä, yksi kierros jokaisessa vaiheessa riittää tulosten aikaan saamiseen.
Tärkein sääntö on:
Peli ei pääty keskusteluun. Peli päättyy vasta, kun on sovittu yksi päätös, yksi vastuuhenkilö ja yksi seuraava askel.
Vaihe 1: Risti – Havaitse
Ensimmäisessä vaiheessa johtoryhmä pysähtyy kysymään:
Mikä on tilanne tai ongelma?
Ristikortit ohjaavat osallistujia nostamaan esiin havaintoja. Keskustelussa käy ilmi, että kyse ei ole vain kiireestä. Yrityksessä on käynnissä liian monta asiaa yhtä aikaa ilman riittävän selkeää yhteistä tilannekuvaa.
Ryhmä tunnistaa muun muassa seuraavat havainnot:
- projekteja on paljon samanaikaisesti
- kaikkien projektien kiireellisyys näyttää samalta
- projektien omistajuus ei ole aina näkyvä
- myynti antaa joskus aikataululupauksia ilman yhteistä tarkistusta
- tiimi reagoi kiireisimpiin viesteihin, mutta ei aina tärkeimpiin asioihin
- henkilöstö ei aina tiedä, mikä on viikon tärkein prioriteetti
Fasilitaattori kirjaa näkyville kolme ydinhavaintoa:
- Prioriteetit ovat epäselvät.
- Projektien omistajuus ei näy riittävästi.
- Myynnin lupaukset, resurssit ja toteutus eivät ole samassa rytmissä.
Ensimmäisen vaiheen lopputulos on tärkeä: ongelma ei ole enää epämääräinen tunne kiireestä, vaan yhteisesti kuvattu johtamisen haaste.
Vaihe 2: Pata – Tulkitse
Seuraavaksi ryhmä käyttää patakortteja ja kysyy:
Mitä tämä tarkoittaa?
Tässä vaiheessa ei enää vain kuvata tilannetta, vaan tulkitaan sen merkitystä. Johtoryhmä tunnistaa, että jos kaikki on tärkeää, mikään ei oikeasti ohjaa toimintaa. Jos vastuut eivät ole näkyvissä, päätökset hidastuvat. Jos asiakkaalle annetut lupaukset eivät perustu yhteiseen kapasiteettitarkasteluun, kuormitus siirtyy myöhemmin tiimille.
Keskustelussa syntyy yhteinen tulkinta:
Kyse ei ole yksittäisestä ruuhkasta, vaan siitä, että projektien johtamiseen tarvitaan selkeämpi yhteinen toimintatapa.
Tulkintavaihe auttaa johtoryhmää näkemään ongelman syvemmin. Ratkaisu ei ole vain “tehdään enemmän” tai “pidetään lisää palavereita”, vaan tarvitaan parempi rytmi, selkeämmät vastuut ja parempi päätöksenteon rakenne.
Vaihe 3: Ruutu – Päätä
Kolmannessa vaiheessa ruutukortit ohjaavat keskustelun päätöksiin.
Kysymys on:
Mitä pitää tehdä?
Johtoryhmä päättää kolme asiaa.
Ensimmäiseksi kaikille käynnissä oleville asiakasprojekteille nimetään yksi selkeä omistaja. Omistaja vastaa siitä, että projektin tilanne, riskit, seuraavat askeleet ja tarvittavat päätökset ovat näkyvissä.
Toiseksi yritys ottaa käyttöön viikoittaisen 20 minuutin projektitilannekierroksen. Siinä käydään läpi tärkeimmät projektit, viikon prioriteetit, resurssitilanne, riskit ja päätöstä vaativat asiat.
Kolmanneksi merkittävät asiakaslupaukset tarkistetaan jatkossa ennen vahvistamista projektivastuullisen kanssa. Näin myynti, resurssit ja toteutus saadaan paremmin samaan rytmiin.
Päätösvaiheen lopputulos on selkeä:
Projektien johtamista parannetaan yhteisellä rytmillä, näkyvällä omistajuudella ja paremmalla ennakkosovittamisella myynnin ja toteutuksen välillä.
Vaihe 4: Sydän – Toimi
Päätös ei vielä muuta mitään, ellei sitä viedä toimintaan. Siksi neljännessä vaiheessa käytetään sydänkortteja ja kysytään:
Miten päätös toteutetaan?
Ryhmä sopii konkreettisista toimenpiteistä.
Projektipäällikkö tekee listan kaikista käynnissä olevista asiakasprojekteista. Jokaiselle projektille merkitään omistaja, seuraava asiakaslupaus, tämän viikon tärkein tehtävä ja suurin riski.
Tiistai-aamuihin lisätään 20 minuutin projektitilannekierros. Toimitusjohtaja ja myyntipäällikkö sopivat uuden käytännön siitä, miten merkittävät asiakaslupaukset tarkistetaan ennen vahvistamista. Tiiminvetäjä käy seuraavassa henkilöstöpalaverissa läpi uuden toimintamallin.
Tässä vaiheessa keskustelu muuttuu toimeenpanoksi:
- kuka tekee
- mitä tekee
- milloin tekee
- miten asia viestitään
- milloin palataan tarkistamaan eteneminen
Vaihe 5: Sydän 9–Q – Arvioi
Viidennessä vaiheessa ryhmä käyttää arviointiin tarkoitettuja sydänkortteja ja kysyy:
Mitä opimme ja miten seuraamme vaikutusta?
Johtoryhmä päättää seurata kolmea asiaa:
- Pysyvätkö asiakasprojektien aikataulut paremmin?
- Nousevatko riskit ja avoimet päätökset näkyville aikaisemmin?
- Kokeeko tiimi prioriteetit ja vastuut aiempaa selkeämmiksi?
Lisäksi sovitaan, että kahden viikon kuluttua arvioidaan, onko uusi projektitilannekierros parantanut johtamista vai tarvitseeko toimintatapaa korjata.
Tämä vaihe on tärkeä, koska ilman arviointia päätös voi jäädä hyväksi aikomukseksi. Arviointi tekee muutoksesta oppivan prosessin.
Vaihe 6: Jokerit – Haasta, tarkenna tai kokoa
Lopuksi käytetään jokerikortteja. Jokerien tehtävä on tuoda esiin näkökulma, jota ei ole vielä huomattu.
Ryhmä kysyy:
Mitä emme ole vielä huomanneet?
Keskustelussa nousee tärkeä täsmennys:
Mitä tapahtuu, jos projektin omistaja on kyllä nimetty, mutta hänellä ei ole aikaa tai mandaattia johtaa projektia?
Tämä johtaa lisäpäätökseen. Projektin omistajuus ei tarkoita vain nimeä listassa. Omistajalla pitää olla myös oikeus nostaa resursointitarve, aikatauluristiriita tai päätöstä vaativa asia nopeasti johtoryhmään.
Jokerikierros parantaa ratkaisua. Se estää liian nopean tyytyväisyyden ja auttaa näkemään, missä päätös tarvitsee vielä tarkennusta.
Lopputulos: kiireestä yhteiseen johtamisen rytmiin
30 minuutin Tilannekierros 5+1 tuottaa yritykselle selkeän lopputuloksen.
Alussa ongelma näytti kiireeltä, epäselviltä vastuilta ja projektikaaokselta. Korttien avulla johtoryhmä muuttaa sen yhteiseksi tilannekuvaksi, tulkinnaksi, päätöksiksi ja konkreettisiksi seuraaviksi askeliksi.
Lopputulos voidaan tiivistää näin:
- Tilanne: projektit kuormittavat organisaatiota ja vastuut ovat epäselviä.
- Tulkinta: kyse on yhteisen johtamismallin puutteesta, ei vain kiireestä.
- Päätös: jokaiselle projektille nimetään omistaja ja käyttöön otetaan viikoittainen projektitilannekierros.
- Toiminta: projektit listataan, vastuut nimetään, viikkorytmi käynnistetään ja asiakaslupaukset tarkistetaan ennen vahvistamista.
- Arviointi: kahden viikon kuluttua tarkistetaan, ovatko vastuut, prioriteetit ja riskit aiempaa selkeämmät.
- Jokeri: projektinomistajalla pitää olla myös mandaatti nostaa ongelmat nopeasti johtoryhmän käsittelyyn.
Tärkein oppi on yksinkertainen:
Johtamisen pelikortit eivät ratkaise ongelmaa siksi, että ne ovat kortteja. Ne auttavat, koska ne ohjaavat ryhmän ajattelemaan yhdessä oikeassa järjestyksessä.
Ensin havaitaan. Sitten tulkitaan. Sen jälkeen päätetään, toimitaan ja arvioidaan.
Miksi tämä toimii PK-yrityksessä?
PK-yrityksen vahvuus on usein nopeus, joustavuus ja matala organisaatio. Samat vahvuudet voivat kuitenkin muuttua ongelmiksi, jos yhteinen johtamisen rytmi puuttuu. Asioita voidaan hoitaa nopeasti, mutta liian usein reaktiivisesti. Vastuut voivat olla lähellä ihmisiä, mutta silti epäselviä. Päätöksiä voidaan tehdä nopeasti, mutta ilman yhteistä tilannekuvaa.
Johtamisen pelikortit tuovat tähän kevyen mutta jäsennellyn menetelmän.
Niiden avulla ryhmä voi käsitellä yhden todellisen tilanteen 30 minuutissa ja päätyä konkreettiseen lopputulokseen:
yksi päätös, yksi vastuuhenkilö ja yksi seuraava askel.
Siksi Johtamisen pelikortit sopivat erityisesti esihenkilöille, johtoryhmille, projektiryhmille ja tiimeille, jotka haluavat parantaa arjen päätöksentekoa ilman raskaita prosesseja.
Päätösvaltti™ käytännössä
Johtamisen pelikortit ovat osa Päätösvaltti™-kokonaisuutta, jonka tarkoituksena on auttaa johtajia ja tiimejä muuttamaan keskustelu päätökseksi ja päätös toiminnaksi.
Päätösvaltti™ vastaa kolmeen kysymykseen:
- Mitä tapahtuu?
- Mitä se tarkoittaa?
- Mitä teemme seuraavaksi?
Käytännön toimintatapana on:
Havaitse – tulkitse – päätä – toimi – arvioi.
Välineinä toimivat Johtajan opas, Johtamisen pelikortit ja Tilannekierros 5+1 -peliohje.
Tilannekierros 5+1 tekee Johtajan oppaan periaatteista kokemuksellisen harjoituksen. Se ei jää teoriaksi, vaan siirtää ajattelun käytäntöön todellisen tilanteen kautta.
Haluatko ottaa kortit käyttöön omassa organisaatiossasi?
Aloita lataamalla Johtajan opas ja tutustumalla sen 9 käytännön johtamisen työkaluun.
Kun haluat viedä opit käytäntöön tiimissä, johtoryhmässä tai projektiryhmässä, tilaa Johtamisen pelikortit. Korttien tilaajille lähetetään sähköpostilla tarkemmat A4- ja A5-kokoiset peliohjeet:
“Näin otat Johtamisen pelikortit käyttöön 30 minuutissa.”
Kortit auttavat muuttamaan keskustelun päätökseksi, päätöksen toimeenpanoksi ja toiminnan oppimiseksi.
Voit myös tilata fasilitoidun teams-työpajan juuri teidän orgaisaation johtamishaasteen ratkaisemiseen.