Tässä Johtajanoppaan työkalun 6 artikkelissa; Pelkistetty strategia esitetään johtajan käytännön tarkistusvälineenä: mitä tavoitellaan, miten tavoite saavutetaan ja millä voimavaroilla.
Organisaatiolla voi olla kunnianhimoinen tavoite ja hyvältä kuulostava strategia, mutta silti toiminta ei etene.
Tavoite jää yleiseksi. Valitut keinot eivät johda haluttuun tulokseen. Resursseja ei ole kohdennettu tärkeimpiin tehtäviin. Kaikkea yritetään tehdä samanaikaisesti.
Johtajan keskeinen kysymys on:
Mitä tavoittelemme, miten etenemme ja millä resursseilla toteutamme suunnitelman?
Pelkistetty strategia auttaa tarkistamaan, muodostavatko tavoite, keinot ja resurssit uskottavan kokonaisuuden.
Strategia ei ole pelkkä tavoite
Strategiasta puhutaan usein tavoitteiden tai tulevaisuuden tahtotilan kautta:
- kasvamme uusille markkinoille
- parannamme asiakaskokemusta
- olemme toimialamme halutuin työnantaja
- tehostamme toimintaamme
- vahvistamme kilpailukykyämme.
Tällaiset tavoitteet voivat kuvata haluttua suuntaa, mutta ne eivät vielä kerro, miten organisaatio aikoo päästä sinne.
Strategia edellyttää yhteyttä kolmen kysymyksen välillä:
- Tavoite: Mitä haluamme saada aikaan?
- Keinot: Miten aiomme saavuttaa tavoitteen?
- Resurssit: Millä voimavaroilla toteutamme valitut keinot?
Sotilasstrategiassa tätä rakennetta kutsutaan usein Ends–Ways–Means-malliksi. Arthur F. Lykken tunnetussa kuvauksessa strategia yhdistää tavoiteltavat päämäärät, niiden saavuttamiseen käytettävät toimintatavat ja käytettävissä olevat voimavarat. (Army University Press)
Mallin arvo on sen yksinkertaisuudessa. Se paljastaa nopeasti, jos strategian osat eivät sovi yhteen.
Tavoite kertoo, mitä pitää saada aikaan
Tavoite eli ends kuvaa haluttua vaikutusta tai lopputulosta.
Hyvä tavoite ei ole vain tekemistä:
Järjestämme uuden johtamisvalmennuksen.
Se kuvaa muutosta, joka tekemisellä halutaan saavuttaa:
Esihenkilöt kykenevät tekemään päätöksiä nopeammin ja viemään ne johdonmukaisesti käytäntöön.
Tavoitteen pitää olla riittävän selkeä, jotta sen perusteella voidaan:
- valita tärkeimmät toimenpiteet
- kohdentaa resurssit
- arvioida etenemistä
- tehdä rajauksia
- tunnistaa, milloin tavoite on saavutettu.
Strateginen tavoite vastaa kysymyksiin:
- Mitä muutosta tavoittelemme?
- Kenelle tai missä muutoksen pitää näkyä?
- Miksi tavoite on tärkeä?
- Millainen tilanne osoittaa onnistumisen?
- Mitä emme tavoittele?
Viimeinen kysymys on tärkeä. Strategia merkitsee myös valintoja ja rajauksia.
Jos tavoite yrittää vastata kaikkiin tarpeisiin, se ei enää ohjaa päätöksiä.
Keinot kertovat, miten tavoite saavutetaan
Keinot eli ways kuvaavat toimintalogiikan, jolla nykytilasta siirrytään tavoiteltuun tilanteeseen.
Ne eivät ole pitkä tehtäväluettelo, vaan vastaus kysymykseen:
Miksi uskomme, että juuri nämä toimenpiteet johtavat tavoitteeseen?
Jos tavoitteena on parantaa johtoryhmän päätöksentekokykyä, keinoja voivat olla esimerkiksi:
- yhteisen päätöksentekomallin käyttöönotto
- päätösvastuiden selkeyttäminen
- johtoryhmän tilanneharjoitukset
- päätösten toimeenpanon seuranta
- jälkiarvioinnin vakioiminen.
Keinojen pitää muodostaa ymmärrettävä kokonaisuus.
Strategia jää heikoksi, jos siinä luetellaan suuri määrä hankkeita, mutta ei osoiteta, miten ne tuottavat tavoitellun vaikutuksen.
Keinoja arvioitaessa kannattaa kysyä:
- Johtavatko nämä toimenpiteet todella tavoitteeseen?
- Mikä on tärkein vaikutusketju?
- Missä järjestyksessä asiat pitää toteuttaa?
- Mitkä toimenpiteet tukevat toisiaan?
- Mitä nykyisestä toiminnasta pitää lopettaa?
- Mitkä oletukset keinojen toimivuudesta voivat olla vääriä?
Keinojen pitää olla myös riittävän joustavia. Toimintatapaa voidaan muuttaa tilanteen kehittyessä, vaikka tavoite säilyisi.
Resurssit tekevät strategiasta toteuttamiskelpoisen
Resurssit eli means tarkoittavat niitä voimavaroja, joilla valitut keinot toteutetaan.
Niihin kuuluvat esimerkiksi:
- ihmiset ja osaaminen
- aika
- raha
- teknologia
- tieto
- päätösvalta
- kumppanit
- johtamisen huomio
- organisaation muutoskyky.
Strategioissa resurssit käsitellään usein liian yleisellä tasolla.
Organisaatio voi päättää käynnistää uusia hankkeita, vahvistaa asiakastyötä, kehittää osaamista ja uudistaa järjestelmiä ilman, että samalla päätetään:
- mistä ihmiset ja aika otetaan
- mitä muuta vähennetään
- kuka omistaa toteutuksen
- missä järjestyksessä hankkeet tehdään
- mitä osaamista puuttuu.
Tällöin strategia muuttuu helposti olemassa olevan työn päälle lisättäväksi tehtäväluetteloksi.
Resurssit eivät tarkoita vain sitä, mitä organisaatiolla tällä hetkellä on. Johtajan pitää arvioida myös:
- mitä voidaan kohdentaa uudelleen
- mitä pitää hankkia
- mitä voidaan tehdä kumppaneiden avulla
- mistä voidaan luopua
- mikä resurssi muodostaa toteutuksen pullonkaulan.
Strategia ei ole uskottava, jos keinot edellyttävät enemmän voimavaroja kuin organisaatio pystyy osoittamaan.
Kolmen osan pitää olla tasapainossa
Tavoite, keinot ja resurssit muodostavat keskinäisen kokonaisuuden.
Jos yksi osa muuttuu, myös muut osat pitää arvioida uudelleen.
Tavoite kasvaa
Jos tavoitetta nostetaan, tarvitaan yleensä:
- tehokkaampia keinoja
- enemmän resursseja
- pidempi aikajänne
- suurempi hyväksytty riski.
Resurssit vähenevät
Jos voimavaroja vähennetään, pitää:
- rajata tavoitetta
- priorisoida keinoja
- pidentää aikataulua
- hyväksyä suurempi epävarmuus.
Keinot eivät toimi
Jos valitut toimintatavat eivät tuota tulosta, pitää:
- muuttaa toteutustapaa
- arvioida alkuperäiset oletukset
- kohdentaa resurssit uudelleen
- tarvittaessa tarkistaa tavoitetta.
Yhdysvaltain Army War College on kuvannut strategian tavoitteiden, keinojen ja resurssien yhteensovittamiseksi riskit huomioiden. Mallia ei kuitenkaan pidä käyttää koko strategisen ajattelun korvikkeena: myös toimintaympäristö, vastavoimat, epävarmuus, oletukset ja muutoksen teoria on arvioitava. (ssi.armywarcollege.edu)
Pelkistetty strategia toimii siksi parhaiten strategian tarkistusvälineenä, ei täydellisen strategiaprosessin korvaajana.
Riski syntyy osien epätasapainosta
Strateginen riski kasvaa, kun tavoite, keinot ja resurssit eivät vastaa toisiaan.
Riskiä syntyy esimerkiksi, kun:
- tavoite on epäselvä
- tavoite on liian laaja
- keinojen vaikutuslogiikka on heikko
- resursseja ei ole todella kohdennettu
- aikataulu on epärealistinen
- suunnitelma perustuu liian optimistisiin oletuksiin
- organisaatio yrittää toteuttaa liian monta prioriteettia.
Riskiä voidaan pienentää neljällä tavalla:
- rajataan tavoitetta
- muutetaan keinoja
- lisätään tai kohdennetaan resursseja
- pidennetään toteutusaikaa.
Johtajan tehtävä ei ole poistaa kaikkea riskiä. Hänen pitää tehdä näkyväksi, missä epätasapaino sijaitsee ja mitä seurauksia organisaatio on valmis hyväksymään.
Esimerkki: asiakaskokemuksen parantaminen
Organisaation tavoitteena on parantaa asiakaskokemusta.
Pelkkä tavoite ei vielä ohjaa toimintaa:
Parannamme asiakaskokemusta merkittävästi.
Pelkistetty strategia voisi olla:
Tavoite
Asiakkaat saavat yleisimmät ongelmansa ratkaistua ensimmäisen yhteydenoton aikana, ja palvelun odotusaika lyhenee.
Keinot
- selkeytetään asiakaspalvelijoiden päätösvaltuuksia
- yhdistetään hajallaan oleva asiakastieto
- koulutetaan henkilöstö ratkaisemaan yleisimmät ongelmat
- poistetaan tarpeettomat siirrot yksiköiden välillä
- seurataan ensimmäisen yhteydenoton ratkaisuprosenttia.
Resurssit
- nimetty kehittämisryhmä
- työaika prosessien uudistamiseen
- järjestelmämuutosten rahoitus
- asiakaspalvelun koulutus
- johdon päätösvalta poistaa vanhoja käytäntöjä.
Tämän jälkeen voidaan arvioida, ovatko valitut keinot riittäviä ja onko niiden toteuttamiseen todella osoitettu tarvittavat resurssit.
Jos organisaatio ei pysty vapauttamaan henkilöstöä koulutukseen tai rahoittamaan järjestelmämuutoksia, tavoite ja keinot eivät ole tasapainossa.
Pelkistäminen auttaa viestimään strategiasta
Strategiaa ei toteuteta vain johtoryhmän asiakirjoissa. Ihmisten pitää ymmärtää:
- mitä tavoitellaan
- miksi se on tärkeää
- miten organisaatio aikoo edetä
- mihin voimavarat keskitetään
- mitä jätetään tekemättä.
Pelkistetty strategia ei tarkoita monimutkaisuuden kieltämistä. Se tarkoittaa olennaisen tekemistä ymmärrettäväksi.
Jos strategian ydintä ei pystytä kuvaamaan lyhyesti, sitä on vaikea käyttää arjen päätöksissä.
Hyvä testi on kysyä eri puolilta organisaatiota:
Mitä tavoittelemme, miten aiomme päästä sinne ja mihin voimavaramme keskitetään?
Jos vastaukset poikkeavat olennaisesti toisistaan, strategia ei vielä muodosta yhteistä toimintamallia.
Mitä hyötyä pelkistetystä strategiasta on?
Pelkistetty strategia auttaa:
- muuttamaan tahtotilan konkreettiseksi kokonaisuudeksi
- yhdistämään tavoitteen ja toteutuksen
- arvioimaan keinojen vaikutuslogiikkaa
- kohdentamaan rajalliset resurssit
- tunnistamaan strategisen riskin
- tekemään priorisointeja
- viestimään strategian ymmärrettävästi
- arvioimaan muutostarpeita tilanteen kehittyessä.
Työkalun tarkoituksena ei ole tehdä strategisesta johtamisesta liian yksinkertaista.
Sen tarkoituksena on paljastaa yksinkertaisella tavalla, onko strategian perustassa ristiriitoja.
Johtajan arviointikysymykset
Kun tarkistat strategian toteuttamiskelpoisuutta, kysy:
Tavoite
- Mitä muutosta tavoittelemme?
- Miksi tavoite on tärkeä?
- Miltä onnistunut lopputulos näyttää?
- Mitä emme tavoittele?
Keinot
- Miten valitut toimenpiteet johtavat tavoitteeseen?
- Mitkä keinot ovat tärkeimmät?
- Missä järjestyksessä ne toteutetaan?
- Mitä nykyisestä toiminnasta pitää lopettaa?
Resurssit
- Mitä ihmisiä, aikaa, rahaa ja osaamista toteutus edellyttää?
- Ovatko resurssit todella käytettävissä?
- Mikä muodostaa suurimman pullonkaulan?
- Mistä resurssit otetaan?
Riski
- Missä tavoite, keinot ja resurssit eivät ole tasapainossa?
- Mitkä oletukset voivat osoittautua vääriksi?
- Mitä muutamme, jos resurssit vähenevät tai keinot eivät toimi?
Yhteenveto
Strategia ei ole vain tavoite, suunnitelma tai tehtäväluettelo.
Toimiva strategia yhdistää:
Tavoitteen – mitä haluamme saada aikaan.
Keinot – miten tavoite saavutetaan.
Resurssit – millä voimavaroilla keinot toteutetaan.
Pelkistetty strategia auttaa johtajaa tunnistamaan, ovatko nämä osat tasapainossa ja missä strateginen riski syntyy.
Johtajan oppaassa tavoite, keinot ja resurssit muutetaan käytännön työkaluksi, jolla strategian tai suunnitelman toteuttamiskelpoisuus voidaan tarkistaa yhdessä tiimin kanssa.
Kirjoittaja: Hannu Hyppönen on eversti evp., yleisesikuntaupseeri ja johtamisvalmentaja. Hänellä on yli 30 vuoden kokemus strategisesta, operatiivisesta ja taktisesta johtamisesta sekä kansainvälisistä organisaatioiden muutoshankkeista.