Tunnistatko tämän ongelman?
Organisaatiolla on suunnitelmia, ohjeita ja prosesseja, mutta todellinen häiriö ei noudata niitä sellaisenaan. Tilanne muuttuu nopeasti, tieto on puutteellista, resurssit kiristyvät ja ihmiset kuormittuvat. Silloin ratkaisevaa ei ole pelkkä suunnitelman olemassaolo, vaan kyky säilyttää toimintakyky, tehdä päätöksiä ja oppia tilanteen aikana. Tässä artikkelissa tarkastellaan, mitä organisaation resilienssi tarkoittaa käytännön johtamisena.
Keskeinen kysymys on: Miten organisaatio voi säilyttää toimintakykynsä silloin, kun tilanne ei etene suunnitelman mukaan?
Resilienssi ei ole sama asia kuin riskienhallinta
Riskienhallinta ja resilienssi liittyvät toisiinsa, mutta ne eivät tarkoita samaa asiaa.
Riskienhallinnassa pyritään tunnistamaan mahdollisia uhkia, arvioimaan niiden todennäköisyyttä ja vaikutuksia sekä rakentamaan keinoja niiden hallitsemiseksi.
Resilienssi menee pidemmälle. Se auttaa organisaatiota toimimaan myös silloin, kun tapahtuu jotain sellaista, mitä ei ole osattu ennakoida.
Riskienhallinta kysyy: Mitä voi tapahtua ja miten siihen varaudumme?
Resilienssi kysyy: Miten säilytämme toimintakykymme, vaikka tapahtuu jotain odottamatonta?
Molempia tarvitaan. Hyvä riskienhallinta vähentää yllätyksiä. Hyvä resilienssi auttaa silloin, kun yllätys kuitenkin tapahtuu.
Resilienssi syntyy ennen kriisiä
Organisaation resilienssiä ei rakenneta vasta häiriötilanteessa. Se rakentuu arjessa: johtamisessa, toimintatavoissa, luottamuksessa, osaamisessa ja kyvyssä oppia.
Kriisi paljastaa, millainen organisaation todellinen toimintakyky on. Jos vastuut ovat epäselvät, päätöksenteko hidasta ja viestintä katkonaista normaalioloissa, samat ongelmat korostuvat häiriötilanteessa.
Siksi resilienssin kehittäminen on ennen kaikkea johtamisen kehittämistä.
Resilientissä organisaatiossa ihmiset tietävät:
- mikä on perustehtävä
- kuka päättää
- miten tieto kulkee
- mitä priorisoidaan
- miten toimitaan, jos suunnitelma ei enää päde
- miten opitaan tapahtuneesta
Organisaation resilienssin kuusi rakennuspalikkaa
Resilienssiä voidaan kehittää käytännöllisesti. Se ei ole vain abstrakti ominaisuus, vaan joukko johtamisen ja toiminnan kyvykkyyksiä.
1. Selkeä perustehtävä
Kun tilanne muuttuu, organisaation pitää tietää, mikä on tärkeintä. Selkeä perustehtävä auttaa priorisoimaan. Kaikkea ei voi tehdä yhtä aikaa. Häiriötilanteessa on kyettävä erottamaan kriittinen toiminta vähemmän tärkeästä.
Johtajan tehtävä on kirkastaa:
- mitä meidän pitää suojata
- mitä meidän pitää jatkaa
- mitä voimme keskeyttää
- mistä emme tingi
2. Yhteinen tilannekuva
Resilienssi heikkenee, jos organisaation eri osat toimivat eri todellisuuksissa. Yhteinen tilannekuva auttaa suuntaamaan toimintaa.
Tilannekuvan pitää vastata kolmeen kysymykseen:
- mitä tiedämme
- mitä emme tiedä
- mitä tämä tarkoittaa toiminnallemme
Tilannekuva ei ole vain johdon raportti. Se on yhteinen ymmärrys, jonka perusteella ihmiset voivat tehdä oikeansuuntaisia päätöksiä omissa tehtävissään.
3. Päätöksentekokyky
Epävarmassa tilanteessa päätöksiä pitää tehdä rajallisen tiedon varassa. Jos organisaatio jää odottamaan täydellistä varmuutta, toimintakyky heikkenee.
Resilientti organisaatio kykenee tekemään riittävän hyviä päätöksiä oikeaan aikaan. Se myös seuraa päätösten vaikutuksia ja korjaa suuntaa tarvittaessa.
Tärkeää on, että päätöksentekovastuut ovat selvät ennen häiriötä.
4. Hajautettu toimintakyky
Kaikkea ei voi keskittää yhdelle henkilölle tai yhdelle johtoryhmälle. Jos päätöksenteko ja osaaminen ovat liian kapeasti yhden pisteen varassa, organisaatio on haavoittuva.
Hajautettu toimintakyky tarkoittaa, että ihmisillä on riittävä ymmärrys, valtuudet ja osaaminen toimia myös silloin, kun kaikkea ei ehditä ohjata ylhäältä.
Tämä vaatii luottamusta ja selkeitä toimintaperiaatteita.
5. Viestintä ja luottamus
Häiriötilanteissa viestinnän merkitys kasvaa. Ihmiset tarvitsevat tietoa, suuntaa ja varmuutta siitä, että tilannetta johdetaan.
Viestinnän ei tarvitse olla täydellistä, mutta sen pitää olla säännöllistä, rehellistä ja toimintaa ohjaavaa.
Luottamus rakentuu ennen kriisiä. Kriisissä sitä käytetään.
6. Oppiminen ja palautuminen
Resilienssi ei pääty siihen, että häiriöstä selvitään. Organisaation pitää myös oppia.
Jälkipurku auttaa tunnistamaan:
- mikä toimi
- mikä ei toiminut
- missä päätöksenteko hidastui
- miten tieto liikkui
- mitä pitää muuttaa ennen seuraavaa häiriötä
Palautuminen on osa resilienssiä. Jos organisaatio siirtyy kriisistä suoraan seuraavaan kuormitukseen ilman palautumista, toimintakyky rapautuu vähitellen.
Resilienssiä voi harjoitella
Organisaation resilienssi ei kehity pelkästään ohjeita kirjoittamalla. Sitä pitää harjoitella.
Harjoitukset voivat olla kevyitä tai laajoja. Tärkeintä on, että ne pakottavat organisaation kokeilemaan päätöksentekoa, viestintää ja toimeenpanoa epävarmassa tilanteessa.
Hyviä harjoituskysymyksiä ovat esimerkiksi:
- Mitä teemme, jos keskeinen järjestelmä ei toimi?
- Mitä teemme, jos avainhenkilöt eivät ole käytettävissä?
- Miten toimimme, jos asiakastoimitus vaarantuu?
- Miten johdamme tilannetta, jos mainehaitta syntyy nopeasti?
- Miten priorisoimme, jos kaikkea ei voi tehdä?
Harjoittelun tarkoitus ei ole luoda täydellistä suoritusta. Tarkoitus on paljastaa kehityskohteet turvallisesti ennen todellista häiriötä.
Resilienssi näkyy arjen johtamisessa
Resilienssi ei ole vain kriisijohtamisen asia. Se näkyy myös arjen johtamisessa.
Resilientissä organisaatiossa ihmiset uskaltavat nostaa esiin ongelmia ajoissa. Päätöksenteko ei pysähdy epävarmuuteen. Vastuut ovat selvät. Suunta on ymmärrettävä. Toimintaa pystytään muuttamaan, kun tilanne muuttuu.
Tämä tekee organisaatiosta vahvemman myös normaalioloissa. Resilienssi parantaa kykyä toteuttaa strategiaa, johtaa muutosta ja säilyttää henkilöstön toimintakyky.
Käytännön malli resilienssin kehittämiseen
Organisaatio voi aloittaa resilienssin kehittämisen yksinkertaisella arvioinnilla.
1. Tunnista kriittinen toiminta
Mikä toiminta pitää säilyttää kaikissa tilanteissa?
Mikä on organisaation perustehtävä?
Mitä ilman emme voi toimia?
2. Arvioi haavoittuvuudet
Mistä olemme liian riippuvaisia?
Missä päätöksenteko voi pysähtyä?
Missä tieto ei kulje?
Missä kuormitus kasautuu?
3. Selkeytä johtaminen
Kuka johtaa häiriötilanteessa?
Miten tilannekuva muodostetaan?
Milloin johtoryhmä kokoontuu?
Miten päätökset dokumentoidaan ja toimeenpannaan?
4. Harjoittele
Mitä skenaarioita kannattaa testata?
Miten johtoryhmä toimii paineen alla?
Miten henkilöstö saa tiedon?
Miten asiakkaat huomioidaan?
5. Opi ja korjaa
Mitä harjoitus paljasti?
Mitä pitää muuttaa?
Mitä pitää kouluttaa?
Mitä pitää harjoitella uudelleen?
Johtopäätös
Organisaation resilienssi ei ole yksittäinen suunnitelma, ohje tai kriisikansio. Se on toimintakykyä epävarmuudessa.
Resilienssi syntyy selkeästä perustehtävästä, yhteisestä tilannekuvasta, päätöksentekokyvystä, hajautetusta toiminnasta, luottamuksesta ja oppimisesta.
Johtajan tehtävä on rakentaa organisaatio, joka ei lamaannu häiriössä, vaan kykenee jatkamaan, mukautumaan ja oppimaan.
Kun resilienssiä kehitetään tietoisesti, organisaatio ei ainoastaan selviä muutoksista. Se voi vahvistua niiden kautta.
Haluatko kehittää organisaatiosi resilienssiä?
Valmennus Hannu Hyppönen auttaa organisaatioita vahvistamaan päätöksentekoa, varautumista ja toimintakykyä epävarmuudessa.
Valmennuksissa voidaan harjoitella häiriötilanteita, rakentaa johtamisen toimintamalleja ja kehittää johtoryhmän kykyä toimia paineen alla.
Tutustu palveluihin, lataa Johtajan opas tai varaa keskustelu, jos haluat vahvistaa organisaatiosi resilienssiä käytännönläheisesti.