Tehtävä on määritetty. Tiedämme, mitä pitää saada aikaan.
Se ei kuitenkaan vielä riitä tehtäväjohtamiseen.
Jos tilanne muuttuu, suunnitelma ei toimi tai johtajaan ei saada yhteyttä, tiimin pitäisi silti kyetä tekemään oikeansuuntaisia päätöksiä.
Silloin tarvitaan johtajan tahtotila – intentio.
Hyvä intentio vastaa kysymykseen:
Mitä johtaja todella haluaa saada aikaan ja mikä on tärkeintä, jos kaikkea ei voida tehdä alkuperäisen suunnitelman mukaisesti?
Johtajan tahto ei ole yksityiskohtainen käsky eikä toimintasuunnitelma. Sen tehtävänä on antaa ihmisille riittävä ymmärrys tavoitteesta, jotta he kykenevät toimimaan itsenäisesti tilanteen muuttuessa.
Tehtävä kertoo mitä – johtajan tahto kertoo, mitä todella tavoitellaan
Tehtävä voisi olla esimerkiksi:
Palauta asiakaspalvelun toimintakyky 24 tunnin kuluessa.
Tehtävä on selkeä, mutta monia kysymyksiä jää vielä avoimeksi.
Miksi juuri tämä tehtävä on tärkeä?
Mitä tarkoittaa riittävä toimintakyky?
Mikä asiakaspalvelussa pitää palauttaa ensimmäisenä?
Mistä voidaan tarvittaessa luopua?
Mihin riskeihin pitää varautua?
Näihin kysymyksiin vastaa johtajan intentio.
Hyvä johtajan tahdon kuvaus auttaa alaista ymmärtämään tehtävän tarkoituksen, tavoiteltavan lopputilan, prioriteetit ja hyväksyttävät riskit.
Johtajan tahdon kuvaus alkaa tehtävän tarkoituksesta
Ensimmäinen kysymys on:
Miksi tämä tehtävä tehdään?
Tarkoitus yhdistää yksittäisen tehtävän laajempaan kokonaisuuteen.
Esimerkiksi:
Palauta kriittinen asiakaspalvelu 24 tunnin kuluessa, jotta asiakkaiden tärkeimmät palvelut voidaan turvata ja häiriön vaikutukset eivät laajene.
Nyt ihmiset ymmärtävät, että tavoitteena ei ole vain tekninen palautuminen.
Tavoitteena on estää häiriön laajeneminen ja turvata kriittiset asiakkaat.
Tarkoitus auttaa tekemään päätöksiä silloin, kun kaikkia alkuperäisiä tehtäviä ei voida toteuttaa.
Johtajan kannattaa kysyä:
Miksi tämä tehtävä on tärkeä juuri nyt?
Kuvaa haluttu loppuasetelma
Seuraavaksi määritetään:
Miltä onnistunut lopputulos näyttää?
Sotilaallisessa suunnittelussa voidaan puhua halutusta loppuasetelmasta. Johtamisen kannalta kyse on yksinkertaisesti siitä, millainen tilanteen pitäisi olla tehtävän jälkeen.
Hyvä loppuasetelma kuvaa saavutettavaa tilaa, ei pelkästään tehtyjä toimenpiteitä.
Esimerkiksi:
Kriittiset asiakaspalvelut toimivat, tärkeimmät asiakkaat saavat palvelua sovitulla tasolla ja häiriön vaikutukset on rajattu.
Tai henkilöstötilanteessa:
Tiimi ymmärtää uuden toimintamallin, vastuut ovat selvät ja jokainen tietää seuraavan oman tehtävänsä.
Loppuasetelma antaa ihmisille vertailukohdan:
Olemmeko menossa kohti tavoiteltua tilannetta vai emme?
Määritä, mikä on tärkeintä juuri nyt
Kaikkea ei yleensä voida tehdä yhtä aikaa.
Siksi johtajan tahtoon kuuluu priorisointi.
Johtajan pitää tehdä selväksi:
Mikä ratkaisee?
Esimerkiksi:
Ensisijainen tavoitteemme on pitää kriittiset asiakaspalvelut toiminnassa. Muut palvelut voidaan palauttaa myöhemmin.
Tai:
Henkilöstön turvallisuus menee tuotannon palauttamisen edelle.
Tai:
Nopeus on tässä vaiheessa täydellisyyttä tärkeämpää.
Prioriteetti auttaa erityisesti tilanteessa, jossa tavoitteet joutuvat keskenään ristiriitaan.
Kun kaikkia vaatimuksia ei voida täyttää, ihmiset tietävät, mitä johtaja haluaisi heidän suojaavan ensimmäisenä.
Hyvä johtaja pystyy sanomaan:
Jos voimme onnistua vain yhdessä asiassa, tämän pitää onnistua.
Tunnista riskit, joihin on varauduttava
Intentio ei ole vain tavoitetilan kuvaus.
Johtajan pitää myös osoittaa, mitä tilanteessa ei saa menettää.
Keskeinen kysymys on:
Mikä voisi estää tehtävän onnistumisen tai aiheuttaa meille hyväksymättömän seurauksen?
Riskien ei tarvitse muodostaa pitkää luetteloa.
Johtajan tahtoon kannattaa nostaa vain ne riskit, joiden ymmärtäminen vaikuttaa alaisen päätöksentekoon.
Esimerkiksi:
Toimintakykyä ei palauteta henkilöstöturvallisuuden kustannuksella.
Vältetään ratkaisuja, jotka voivat aiheuttaa tietoturvariskin tai vaarantaa asiakastiedot.
Varaudumme siihen, että häiriö kestää arvioitua pidempään.
Hyvä johtajan tahdon kuvaus kertoo samalla myös, missä johtaja hyväksyy riskin.
Joissakin tilanteissa nopeus voi olla tärkeämpää kuin täydellinen ratkaisu.
Toisissa tilanteissa turvallisuus tai luotettavuus voi olla ehdoton vaatimus.
Siksi kannattaa kysyä:
Mitä riskiä voimme ottaa – ja mitä emme?
Tee johtajan tahdosta muistettava
Johtajan tahto menettää merkityksensä, jos se on pitkä selostus, jota kukaan ei muista.
Hyvä johtajan tahto pitäisi pystyä tiivistämään muutamaan lauseeseen.
Esimerkiksi:
Turvaa ensin kriittiset palvelut.
Rajaa häiriön vaikutukset.
Älä vaaranna henkilöstön turvallisuutta.
Palauta muu toiminta tämän jälkeen.
Tai vielä lyhyemmin:
Turvaa kriittinen toiminta – rajaa vaikutukset – palauta toimintakyky.
Tällainen tiivistys toimii päätöksenteon kompassina myös paineessa.
Jos tiimi muistaa vain yhden asian johtajan tahdosta, sen pitäisi auttaa vastaamaan kysymykseen:
Mitä johtaja haluaisi meidän tässä tilanteessa tekevän?
Viiden kohdan malli johtajan intentioon
Johtajan tahtotilan voi rakentaa käytännössä viiden kysymyksen avulla.
1. Tarkoitus – miksi?
Miksi tämä tehtävä tehdään?
Mihin suurempaan tavoitteeseen tehtävä liittyy?
Mitä vaikutusta tavoittelemme?
2. Loppuasetelma – miltä onnistuminen näyttää?
Millainen tilanteen pitää olla tehtävän jälkeen?
Mitä pitää olla saavutettu?
Mitä pitää olla muuttunut?
3. Prioriteetti – mikä ratkaisee?
Mikä on tärkeintä juuri nyt?
Mitä pitää suojata tai saavuttaa ensimmäisenä?
Mistä voidaan tarvittaessa luopua?
4. Riskit – mihin varaudumme?
Mikä voi estää onnistumisen?
Mitä riskiä voimme hyväksyä?
Mitä emme saa vaarantaa?
5. Tiivistys – mitä haluan kaikkien muistavan?
Mikä on intentio yhdellä tai kahdella lauseella?
Hyvä tiivistys ohjaa toimintaa silloinkin, kun alkuperäinen suunnitelma ei enää toimi.
Esimerkki kokonaisesta johtajan tahtotilasta
Tilanne:
Yrityksen keskeisessä tietojärjestelmässä on vakava häiriö.
Tehtävä:
Palauta kriittiset asiakaspalvelut vähintään 80 prosentin toimintakykyyn 24 tunnin kuluessa.
Tarkoitus:
Turvata tärkeimpien asiakkaiden palvelut ja estää häiriön vaikutusten laajeneminen.
Haluttu loppuasetelma:
Kriittiset palvelut toimivat, tärkeimmät asiakkaat saavat palvelua ja häiriö on rajattu hallittavaksi.
Prioriteetti:
Ensisijaisesti palautetaan asiakkaiden kannalta kriittiset palvelut. Muu toiminta voidaan palauttaa myöhemmin.
Riskit:
Henkilöstön turvallisuutta, tietoturvaa tai asiakastietojen eheyttä ei vaaranneta nopeamman palautumisen vuoksi.
Tiivistys:
Turvaa kriittiset asiakkaat, rajaa häiriö ja palauta toimintakyky ilman uusia riskejä.
Tiimi pystyy nyt tekemään ratkaisuja myös tilanteessa, jota johtaja ei ole osannut ennakoida.
Hyvä johtajan tahto antaa toimintavapauden
Johtajan tahto ei vähennä johtamista.
Se mahdollistaa paremman johtamisen.
Kun tarkoitus, loppuasetelma, prioriteetit ja riskit ovat selvät, johtajan ei tarvitse ohjata jokaista yksityiskohtaa.
Tiimi voi mukauttaa toimintaa tilanteen mukaan.
Tämä on tehtäväjohtamisen keskeinen ajatus:
johtaja määrittää suunnan ja tavoitteen, mutta antaa toteuttajille mahdollisuuden käyttää omaa harkintaansa.
Toimintavapaus ei siis tarkoita vapautta tehdä mitä tahansa.
Se tarkoittaa vapautta toimia johtajan tarkoituksen mukaisesti.
Testaa johtajana tahtotilasi viidellä kysymyksellä
Ennen kuin annat tehtävän eteenpäin, tarkista:
Ymmärtävätkö ihmiset, miksi tehtävä tehdään?
Tietävätkö he, miltä onnistuminen näyttää?
Tietävätkö he, mikä on tärkeintä?
Tietävätkö he, mitä riskiä voidaan ottaa ja mitä ei?
Pystyvätkö he tiivistämään johtajan tarkoituksen omin sanoin?
Jos vastaus on kyllä, intentio on todennäköisesti riittävän selkeä.
Tehtävä ja tahtotila muodostavat kokonaisuuden
Tehtävä vastaa kysymykseen:
Mitä meidän pitää saada aikaan?
Johtajan tahtotila vastaa kysymyksiin:
Miksi se pitää saada aikaan?
Miltä onnistuminen näyttää?
Mikä ratkaisee?
Mihin meidän pitää varautua?
Kun nämä ovat selvät, voidaan antaa toteuttajalle todellista toimintavapautta.
Kokonaisuus voidaan tiivistää näin:
TEHTÄVÄ → TARKOITUS → LOPPUASETELMA → PRIORITEETIT → RISKIT → TOIMINTAVAPAUS
Johtajan kannattaa lopuksi kysyä itseltään:
Jos en olisi itse paikalla ja tilanne muuttuisi täysin, antaisiko intentioni ihmisille riittävän perustan tehdä oikean päätöksen?
Jos vastaus on kyllä, johtajan tahtotila toimii.
Kirjoittaja: Hannu Hyppönen on eversti evp., yleisesikuntaupseeri ja johtamisvalmentaja. Hänellä on yli 30 vuoden kokemus strategisesta, operatiivisesta ja taktisesta johtamisesta sekä kansainvälisistä organisaatioiden muutoshankkeista.
Päätösvaltti™ muuttaa sotilasjohtamisen parhaat käytännöt organisaatioiden käytännöllisiksi johtamistyökaluiksi.